Qu'est-ce qu'une spécification de processus?
La spécification de processus consiste à fournir des instructions claires et détaillées permettant à quiconque de suivre une série d'étapes pour mener à bien une tâche, telle que l'assemblage d'un objet ou le formatage correct d'un rapport. Ces étapes peuvent suivre un ensemble rigide de règles pour les rendre aussi normalisées que possible afin que le lecteur puisse les comprendre facilement. Dans d'autres cas, la spécification de processus peut inclure un langage non standard ou des sujets de discussion, et peut être moins compréhensible universellement.
Dans une spécification de processus, le lecteur suit une série d'étapes présentées sous la forme d'un organigramme. À chaque étape, il peut être nécessaire de refléter différentes approches du processus ou différents produits finaux. Si le lecteur suit les étapes à la lettre, il finira avec un produit final qui ne devrait pas être différent de celui produit par une autre personne qui suit les mêmes instructions. Les spécifications de processus peuvent permettre la fabrication de produits individuels ou fournir des instructions pour la production en série à l'aide d'équipements de fabrication.
Les fabricants utilisent des spécifications de processus pour assurer la réalisation standardisée et précise des projets. Ce document peut être envoyé à une autre usine, qui sera capable de produire exactement le même produit final en suivant les étapes. Les étapes détaillent les types de matériaux à utiliser, leurs couleurs et la méthode d'assemblage, en plus de fournir des dessins détaillés et des discussions sur les techniques de fabrication. Les directives claires du document permettent de reproduire des produits sans les instructions personnelles d'une personne ayant l'expérience de leur fabrication.
La fabrication n'est pas la seule tâche pouvant être normalisée avec une spécification de processus. Le développement de logiciels, la génération de documents et d’autres tâches peuvent être complétés par des directives de même nature. Dans tous les cas, l’objectif est de créer des instructions claires et compréhensibles que toute personne ayant une formation de base dans ce domaine d’intérêt puisse exécuter. Un assistant administratif familiarisé avec les programmes de traitement de texte, par exemple, peut suivre les instructions pour créer un rapport destiné aux administrateurs.
La rédaction d'une spécification de processus nécessite une compréhension détaillée du processus et du langage utilisé dans ce secteur particulier. Pour certains processus, des guides de terminologie normalisée et de conventions sont disponibles. Celles-ci peuvent constituer une ressource utile à la fois pour le personnel qui prépare les spécifications et pour les membres du personnel qui peuvent avoir besoin de les lire et de les suivre. Si des questions sur la spécification de processus se posent, le guide peut souvent fournir la réponse en définissant le langage utilisé et en permettant au lecteur de comprendre exactement le sens d'un énoncé donné.