Che cos'è la specifica di processo?
La specifica del processo è la fornitura di indicazioni chiare e dettagliate per consentire a chiunque di seguire una serie di passaggi per completare un'attività come mettere insieme un oggetto o formattare correttamente un report. Questi passaggi possono seguire una serie rigida di regole per renderle il più standardizzate possibile in modo che un lettore possa comprenderle facilmente. In altri casi, le specifiche del processo possono includere un linguaggio non standard o argomenti di discussione e possono essere meno universalmente comprensibili.
In una specifica di processo, il lettore segue una serie di passaggi definiti sotto forma di diagramma di flusso. Ad ogni passaggio, potrebbero esserci forcelle per riflettere approcci diversi al processo o prodotti finali diversi. Se il lettore segue esattamente i passaggi, finirà con un prodotto finale che dovrebbe essere indistinguibile da quello prodotto da un'altra persona che segue le stesse indicazioni. Le specifiche di processo possono consentire prodotti prodotti individualmente o possono fornire indicazioni per la produzione di massa utilizzando apparecchiature di produzione.
I produttori utilizzano le specifiche di processo per garantire il completamento standardizzato e accurato dei progetti. Questo documento può essere inviato ad un altro stabilimento, che sarà in grado di produrre esattamente lo stesso prodotto finale seguendo i passaggi. I passaggi descrivono in dettaglio i tipi di materiali da utilizzare, i loro colori e il metodo di assemblaggio, oltre a fornire disegni dettagliati e discussioni sulle tecniche di fabbricazione. Le chiare linee guida del documento consentono di riprodurre prodotti senza le istruzioni personali di qualcuno con esperienza nella loro fabbricazione.
La produzione non è l'unica attività che può essere standardizzata con le specifiche del processo. Lo sviluppo del software, la generazione di documenti e altre attività possono essere completati con linee guida di natura simile. In tutti i casi, l'obiettivo è quello di creare indicazioni chiare e comprensibili che saranno eseguibili da chiunque abbia una formazione di base in quell'area di interesse. Un assistente amministrativo che abbia familiarità con i programmi di elaborazione testi, ad esempio, può seguire le istruzioni per creare un rapporto per l'uso degli amministratori.
La redazione di una specifica di processo richiede una comprensione dettagliata del processo e del linguaggio utilizzato in quel particolare settore. Per alcuni processi sono disponibili guide di terminologia standardizzata e convenzioni. Queste possono essere una risorsa utile sia per il personale che prepara le specifiche sia per i membri del personale che potrebbero aver bisogno di leggerle e seguirle. In caso di domande sulla specifica del processo, la guida può spesso fornire la risposta definendo la lingua utilizzata e consentendo al lettore di comprendere esattamente cosa si intende per una determinata affermazione.