Vad är processspecifikation?

Processspecifikation är tillhandahållande av tydliga, detaljerade anvisningar för att låta vem som helst följa en serie steg för att slutföra en uppgift som att sätta ihop ett objekt eller formatera en rapport korrekt. Dessa steg kan följa en rigid uppsättning regler för att göra dem så standardiserade som möjligt så att läsaren lätt kan förstå dem. I andra fall kan processspecifikationen innehålla icke-standardiserat språk eller diskussionsämnen och kan vara mindre universellt förståeligt.

I en processbeskrivning följer läsaren en serie steg som anges i form av ett flödesschema. Vid varje steg kan det finnas gafflar som återspeglar olika tillvägagångssätt för processen eller olika slutprodukter. Om läsaren följer stegen exakt kommer hon att avsluta med en slutprodukt som borde vara oskiljaktig från den som produceras av en annan person som följer samma anvisningar. Processspecifikation kan möjliggöra individuellt framställda produkter, eller den kan ge vägledning för massproduktion med tillverkningsutrustning.

Tillverkarna använder processspecifikation för att säkerställa standardiserad och korrekt genomförande av projekt. Detta dokument kan skickas till en annan fabrik som kan producera exakt samma slutprodukt genom att följa stegen. Stegen detaljerar de typer av material som ska användas, deras färger och sättet att montera, förutom att tillhandahålla detaljerade ritningar och diskussioner om tillverkningstekniker. Dokumentets tydliga riktlinjer gör det möjligt att reproducera produkter utan personliga anvisningar från någon med erfarenhet av tillverkningen.

Tillverkning är inte den enda uppgift som kan standardiseras med processspecifikation. Programutveckling, dokumentgenerering och andra uppgifter kan slutföras med riktlinjer av liknande karaktär. I alla fall är målet att skapa tydliga, förståelige riktningar som kan köras av alla med basutbildning inom det intressanta området. En administrativ assistent som är bekant med ordbehandlingsprogram, till exempel, kan följa anvisningarna för att skapa en rapport för användning av administratörer.

Att skriva upp en processspecifikation kräver en detaljerad förståelse av processen och språket som används i den specifika branschen. För vissa processer finns guideböcker med standardiserad terminologi och konventioner. Dessa kan vara en användbar resurs både för personal som utarbetar specifikationer och personal som kan behöva läsa och följa dem. Om några frågor om processspecifikationen uppstår kan guideboken ofta ge svaret genom att definiera det språk som används och låta läsaren förstå exakt vad som menas med ett visst uttalande.