Was ist eine Prozessspezifikation?
Prozessspezifikation ist die Bereitstellung klarer, detaillierter Anweisungen, die es jedem ermöglichen, eine Reihe von Schritten zum Ausführen einer Aufgabe auszuführen, z. B. das Zusammenstellen eines Objekts oder das korrekte Formatieren eines Berichts. Diese Schritte können einem starren Regelwerk folgen, um sie so standardisiert wie möglich zu gestalten, damit ein Leser sie leicht verstehen kann. In anderen Fällen enthält die Prozessspezifikation möglicherweise eine andere Sprache oder andere Diskussionsthemen und ist möglicherweise weniger allgemein verständlich.
In einer Prozessspezifikation folgt der Leser einer Reihe von Schritten, die in Form eines Flussdiagramms dargestellt sind. Bei jedem Schritt kann es Gabeln geben, die unterschiedliche Herangehensweisen an den Prozess oder unterschiedliche Endprodukte widerspiegeln. Wenn der Leser die Schritte genau befolgt, wird er mit einem Endprodukt abschließen, das nicht von dem zu unterscheiden sein sollte, das von einer anderen Person hergestellt wurde, die denselben Anweisungen folgt. Die Prozessspezifikation kann individuell hergestellte Produkte zulassen oder Anweisungen für die Massenproduktion unter Verwendung von Fertigungsanlagen liefern.
Hersteller verwenden Prozessspezifikationen, um eine standardisierte und genaue Abwicklung von Projekten sicherzustellen. Dieses Dokument kann an ein anderes Werk gesendet werden, das in der Lage ist, genau dasselbe Endprodukt zu produzieren, indem die Schritte befolgt werden. In den Schritten werden die zu verwendenden Materialtypen, ihre Farben und die Montagemethode detailliert beschrieben sowie detaillierte Zeichnungen und Erläuterungen zu den Herstellungstechniken bereitgestellt. Die klaren Richtlinien des Dokuments ermöglichen die Reproduktion von Produkten ohne die persönlichen Anweisungen von Personen mit Erfahrung in der Herstellung.
Die Fertigung ist nicht die einzige Aufgabe, die mit der Prozessspezifikation standardisiert werden kann. Softwareentwicklung, Dokumentenerstellung und andere Aufgaben können mit Richtlinien ähnlicher Art ausgeführt werden. In allen Fällen besteht das Ziel darin, klare, verständliche Anweisungen zu erstellen, die von jedem ausführbar sind, der über eine Grundausbildung in diesem Bereich verfügt. Ein mit Textverarbeitungsprogrammen vertrauter Verwaltungsassistent kann beispielsweise Anweisungen befolgen, um einen Bericht für die Verwendung durch Administratoren zu erstellen.
Das Verfassen einer Prozessspezifikation erfordert ein detailliertes Verständnis des Prozesses und der Sprache, die in dieser bestimmten Branche verwendet werden. Für einige Prozesse stehen Leitfäden mit standardisierten Begriffen und Konventionen zur Verfügung. Dies kann sowohl für Mitarbeiter, die Spezifikationen erstellen, als auch für Mitarbeiter, die diese möglicherweise lesen und befolgen müssen, eine nützliche Ressource sein. Wenn Fragen zur Prozessspezifikation auftauchen, kann der Leitfaden häufig die Antwort liefern, indem er die verwendete Sprache definiert und dem Leser ermöglicht, genau zu verstehen, was mit einer bestimmten Aussage gemeint ist.