Co je specifikace procesu?
Specifikace procesu je poskytování jasných a podrobných pokynů, které umožňují komukoli následovat řadu kroků k dokončení úkolu, jako je sestavení objektu nebo správné formátování sestavy. Tyto kroky se mohou řídit přísným souborem pravidel, aby byla co nejvíce standardizovaná, aby je čtenář snadno pochopil. V jiných případech může specifikace procesu zahrnovat nestandardní jazyk nebo témata diskuse a může být méně všeobecně srozumitelná.
Ve specifikaci procesu čtenář sleduje řadu kroků stanovených ve formě vývojového diagramu. V každém kroku mohou být vidlice, které odrážejí různé přístupy k procesu nebo různé konečné produkty. Pokud čtenář přesně postupuje, skončí s konečným produktem, který by měl být nerozeznatelný od produktu vytvořeného jinou osobou, která se řídí stejnými pokyny. Specifikace procesu může umožňovat individuálně vyráběné výrobky nebo může poskytovat pokyny pro hromadnou výrobu pomocí výrobního zařízení.
Výrobci používají specifikaci procesu k zajištění standardizovaného a přesného dokončení projektů. Tento dokument lze poslat do jiné továrny, která bude schopna vyrobit přesně stejný konečný produkt podle těchto kroků. Tyto kroky podrobně popisují typy materiálů, které mají být použity, jejich barvy a způsob montáže, kromě podrobných výkresů a diskusí o výrobních technikách. Jasné pokyny dokumentu umožňují reprodukovat produkty bez osobních pokynů někoho, kdo má zkušenosti s jejich výrobou.
Výroba není jediným úkolem, který lze standardizovat pomocí specifikace procesu. Vývoj softwaru, generování dokumentů a další úkoly lze dokončit pomocí pokynů podobné povahy. Ve všech případech je cílem vytvořit jasné a srozumitelné pokyny, které bude provádět kdokoli se základním školením v dané oblasti zájmu. Administrativní asistent, který je obeznámen s programy pro zpracování textu, může například podle pokynů vytvořit sestavu pro správu.
Vypracování specifikace procesu vyžaduje podrobné pochopení procesu a jazyka použitého v tomto konkrétním odvětví. Pro některé procesy jsou k dispozici příručky standardizované terminologie a konvencí. Mohou být užitečným zdrojem jak pro personál, který připravuje specifikace, tak pro zaměstnance, kteří je mohou potřebovat přečíst a dodržovat je. V případě jakýchkoli dotazů na specifikaci procesu může příručka často poskytnout odpověď definováním použitého jazyka a umožněním čtenáři přesně pochopit, co se rozumí daným tvrzením.