Quel est le processus de gestion de projet?
Le processus de gestion de projet implique la planification, l’exécution et le contrôle des projets au début, au milieu et à la fin. Le processus de gestion de projet commence par la définition et se termine par la clôture. Pendant la phase d'exécution, des ajustements au plan initial peuvent être nécessaires. Les progrès doivent toujours être suivis pendant toute la durée du projet. Le processus de gestion de projet peut être résumé en cinq étapes principales:
1. Définir l'objectif du projet, son objectif et le résultat final souhaité sont des éléments importants à prendre en compte lors du démarrage du processus de gestion de projet. Par exemple, si le projet consiste en un programme de collecte de fonds par publipostage à envoyer par la poste dans tout le pays, son objectif peut être d'obtenir de nouveaux prospects et donateurs. Son objectif peut être d’inclure des informations promotionnelles sur les nouveaux produits destinées au public cible. Le résultat souhaité peut être de battre les taux de résultats précédents de packages similaires.
2. Compte tenu des limites du projet en termes de budget et de ressources, il convient de résoudre rapidement le processus afin d'éviter de perdre du temps à planifier et à exécuter quelque chose qui ne peut être finalisé. Par exemple, en utilisant le projet de publipostage décrit ci-dessus, le rédacteur publicitaire devrait recevoir des instructions dans son brief créatif. Sinon, il ou elle peut inclure des idées qui ne peuvent pas être complétées dans les limites du budget.
3. La constitution d'une équipe et l'attribution de tâches de projet avec des dates d'achèvement constituent un élément crucial d'un système de gestion de processus. Bien qu'une seule personne puisse être responsable du projet, il faut généralement plusieurs employés pour travailler sur différentes parties de celui-ci. Dans les entreprises, un projet de travail peut impliquer de nombreux départements. Les chefs de projet doivent souvent travailler avec de nombreux chefs de département différents pour mener à bien leurs projets.
4. Les dates d'achèvement des tâches doivent être vérifiées et suivies par le chef de projet. Au cours de cette partie du processus de gestion de projet, le responsable doit apporter les modifications nécessaires à son plan initial. Le chef de projet doit s’assurer que tout sera terminé à temps. Le projet doit absolument être sous son contrôle. Contrôler les résultats du projet nécessite généralement d’excellentes compétences en matière d’organisation et de communication.
5. La clôture du processus de gestion de projet est la dernière étape. Tous les bouts doivent être attachés; les documents doivent être classés et les paiements appropriés versés aux entrepreneurs. Le succès ou l'échec du projet doit être analysé. Des notes devraient être faites sur tout changement qui aiderait des projets futurs similaires à fonctionner plus facilement.