Vad är processen för projektledning?
Projektledningsprocessen involverar planering, genomförande och kontroll av projekt genom deras början, mitten och slut. Processen med projektledning startar med att definiera och avslutas med stängning. Under utförandet kan justeringar av den ursprungliga planen vara nödvändiga. Framstegen bör alltid spåras under hela projektets längd. Projektledningsprocessen kan sammanfattas i fem huvudsteg:
1. Att definiera projektets syfte, mål och önskat slutresultat är viktiga överväganden när projektledningen startas. Om projektet till exempel är ett insamlingspaket för direkt e-post som ska skickas över hela landet kan syftet vara att få nya affärsledningar och givare. Dess mål kan vara att inkludera marknadsföringsinformation för nya produkter för målgruppen. Det önskade resultatet kan vara att slå de tidigare resultatgraden för liknande paket.
2. Att beakta projektets begränsningar vad gäller budget och resurser bör lösas tidigt i processen för att undvika att slösa tid med att planera och genomföra något som inte kan slutföras. Till exempel, genom att använda direktförsändelseprojektet som beskrivs ovan, bör copywriter ges riktlinjer i sin kreativa uppsats. Annars kan han eller hon inkludera idéer som inte kan slutföras inom budgetens begränsningar.
3. Att sätta ihop ett team och tilldela projektuppgifter med slutdatum är en avgörande del av ett processhanteringssystem. Medan en person kan vara ansvarig och ha ansvar för projektet tar det vanligtvis många anställda att arbeta på olika delar av det. I företag kan ett arbetsprojekt involvera många olika avdelningar. Projektledare måste ofta arbeta med många olika avdelningschefer för att slutföra projekt.
4. Slutföringsdatum för uppgifter måste kontrolleras och följas upp av projektledaren. Under denna del av projektledningsprocessen måste chefen göra nödvändiga justeringar av sin ursprungliga plan. Projektledaren måste se till att allt är klart i tid. Projektet måste definitivt vara i hans eller hennes kontroll. Att kontrollera resultatet av projektet kräver vanligtvis utmärkta organisatoriska och kommunikationsfärdigheter.
5. Stängning av projektledningsprocessen är det sista steget. Alla lösa ändar måste knytas; pappersarbete måste arkiveras och lämpliga betalningar göras till entreprenörer. Projektets framgång eller misslyckande bör analyseras. Anteckningar bör göras om alla ändringar som skulle hjälpa liknande framtida projekt att fungera smidigare.