Hva er prosjektstyringsprosessen?

Prosjektledelsesprosessen innebærer planlegging, gjennomføring og kontroll av prosjekter gjennom begynnelsen, midten og slutten. Prosessen med prosjektledelse starter med å definere og avsluttes med lukking. I løpet av utførelsen kan det være nødvendig med justeringer av den opprinnelige planen. Fremgang skal alltid spores gjennom hele prosjektets varighet. Prosjektledelsesprosessen kan oppsummeres i fem hovedtrinn:

1. Å definere prosjektets formål, mål og det ønskede sluttresultatet er viktige hensyn når man starter prosjektledelsesprosessen. For eksempel, hvis prosjektet er en pengeinnsamlingspakke for post som skal sendes landsdekkende, kan det være formålet å skaffe nye kundeemner og givere. Målet kan være å inkludere markedsføringsinformasjon for nytt produkt for målgruppen. Det ønskede resultatet kan være å slå de tidligere resultatsatsene for lignende pakker.

2. Å vurdere prosjektets begrensninger med hensyn til budsjett og ressurser bør løses tidlig i prosessen for å unngå å kaste bort tid på planlegging og utføre noe som ikke kan sluttføres. For eksempel ved å bruke direktemailprosjektet beskrevet ovenfor, bør tekstforfatteren få retningslinjer i sin kreative kort. Ellers kan vedkommende inkludere ideer som ikke kan fullføres innenfor budsjettets begrensninger.

3. Å sette sammen et team og tildele prosjektoppgaver med fullføringsdatoer er en avgjørende del av et prosessstyringssystem. Mens en person kan ha ansvaret og ha ansvar for prosjektet, tar det vanligvis mange ansatte å jobbe med forskjellige deler av det. I bedrifter kan et arbeidsprosjekt involvere mange forskjellige avdelinger. Prosjektledere må ofte samarbeide med mange forskjellige avdelingsledere for å fullføre prosjekter.

4. Gjennomføringsdatoer for oppgaver må sjekkes og følges opp av prosjektleder. I løpet av denne delen av prosjektstyringsprosessen må lederen gjøre nødvendige justeringer av den opprinnelige planen. Prosjektlederen må sørge for at alt blir fullført i tide. Prosjektet må definitivt være i hans eller hennes kontroll. Kontroll av utfallet av prosjektet krever vanligvis utmerkede organisasjons- og kommunikasjonsevner.

5. Å avslutte prosjektstyringsprosessen er sluttfasen. Alle løse ender må være bundet; papirer må arkiveres og de nødvendige betalinger til entreprenører. Prosjektets suksess eller fiasko bør analyseres. Merknader bør gjøres om endringer som vil hjelpe lignende fremtidige prosjekter til å fungere mer smidig.