Co to jest proces zarządzania projektem?

Proces zarządzania projektem obejmuje planowanie, realizację i kontrolowanie projektów od ich początku, środka i końca. Proces zarządzania projektem rozpoczyna się od zdefiniowania, a kończy zamknięciem. Na etapie realizacji mogą być konieczne korekty oryginalnego planu. Postępy należy zawsze śledzić przez cały czas trwania projektu. Proces zarządzania projektem można podsumować w pięciu głównych krokach:

1. Określenie celu projektu, celu i pożądanego rezultatu końcowego są ważnymi kwestiami przy rozpoczynaniu procesu zarządzania projektem. Na przykład, jeśli projekt jest pakietem zbiórki pieniędzy za pośrednictwem poczty bezpośredniej, który ma być wysyłany w całym kraju, jego celem może być pozyskanie nowych potencjalnych klientów i darczyńców. Jego celem może być uwzględnienie informacji promocyjnych o nowych produktach dla odbiorców docelowych. Pożądanym rezultatem może być pobicie poprzednich wyników podobnych pakietów.

2. Biorąc pod uwagę ograniczenia projektu w zakresie budżetu i zasobów, należy je rozwiązać na wczesnym etapie procesu, aby uniknąć marnowania czasu na planowanie i wykonanie czegoś, czego nie można sfinalizować. Na przykład, korzystając z opisanego powyżej projektu direct mail, autor tekstów powinien otrzymać wytyczne w swoim kreatywnym skrócie. W przeciwnym razie może on zawierać pomysły, których nie można zrealizować w ramach ograniczeń budżetu.

3. Zebranie zespołu i przypisanie zadań projektowych z datami ukończenia jest kluczową częścią systemu zarządzania procesami. Podczas gdy jedna osoba może być odpowiedzialna za projekt, zazwyczaj wielu pracowników zajmuje się różnymi jego częściami. W firmach projekt roboczy może obejmować wiele różnych działów. Kierownicy projektów muszą często współpracować z wieloma różnymi szefami działów, aby ukończyć projekty.

4. Daty zakończenia zadań muszą zostać sprawdzone, a kierownik projektu monitoruje je. Podczas tej części procesu zarządzania projektem kierownik musi dokonać wszelkich niezbędnych korekt w swoim pierwotnym planie. Kierownik projektu musi upewnić się, że wszystko zostanie ukończone na czas. Projekt z pewnością musi być pod jego kontrolą. Kontrolowanie wyniku projektu wymaga zwykle doskonałych umiejętności organizacyjnych i komunikacyjnych.

5. Zamknięcie procesu zarządzania projektem jest ostatnim etapem. Wszystkie luźne końce muszą być związane; dokumenty muszą zostać złożone, a odpowiednie płatności na rzecz kontrahentów. Sukces lub porażka projektu powinny zostać przeanalizowane. Należy odnotować wszelkie zmiany, które pomogłyby podobnym przyszłym projektom działać płynniej.