Quels sont les différents moyens de réduire les coûts d'exploitation?
Les charges d'exploitation, également appelées charges d'exploitation, charges récurrentes, frais généraux ou marges d'exploitation, correspondent aux coûts quotidiens liés à l'exploitation d'une entreprise. Un autre terme pour ces dépenses est la marge opérationnelle car c'est la différence entre les coûts d'exploitation d'une entreprise et son revenu brut qui constitue son bénéfice. Les dépenses d’exploitation sont classées comme fixes ou variables et plus le nombre de dépenses fixes est élevé, plus il est facile d’établir un budget d’affaires mensuel. Particulièrement à une époque où les rapports économiques et les dépenses de consommation discrétionnaires sont moins favorables, les spécialistes du commerce recommandent d’établir un budget et des interventions visant à réduire les coûts de fonctionnement afin d’accroître les bénéfices. Le réexamen des dépenses, l’évaluation des méthodes commerciales et une bonne frugalité à l’ancienne font partie des recommandations visant à réduire les coûts d’exploitation.
La première étape pour réduire les coûts d’exploitation consiste à examiner les coûts d’exploitation un à un et à déterminer si des options moins coûteuses sont disponibles. Les espaces commerciaux loués pour la société examinée doivent être évalués afin de déterminer si des quartiers plus petits peuvent être utilisés ou si un montant de location moins coûteux est négocié à la fin du contrat de location actuel. Selon le type d'entreprise, moins d'espace peut être requis si moins d'inventaire est conservé sur place. L'établissement d'un contrat d'expédition avec une entreprise de livraison pour livrer des fournitures au besoin peut réellement réduire les coûts d'exploitation en réduisant l'espace requis et les heures-personnes consacrées à la comptabilisation de cet inventaire.
Les experts métier recommandent également d’évaluer les dépenses des services publics pour réduire les coûts d’exploitation. L'examen du service téléphonique de l'entreprise par rapport à celui de ses concurrents pourrait permettre de trouver des plans d'appels ou de plans téléphoniques moins coûteux. La plupart des compagnies d'électricité offrent un coût mensuel moyen qui permet à une entreprise de compter sa facture d'électricité comme une dépense fixe. Des astuces pour économiser de l'énergie, comme éteindre les lumières non utilisées, installer un éclairage fluorescent moins coûteux, changer le thermostat de quelques degrés ou éliminer les appareils ou machines électriques inutiles sont autant de moyens de réduire les coûts d'exploitation.
La diminution des dépenses de fournitures de bureau et de la consommation de papier constitue un autre moyen de réduire les coûts d’exploitation. Les documents précédemment classés dans des classeurs peuvent maintenant être numérisés et sauvegardés pour une récupération ultérieure en ligne ou à partir d'un DVD. De nombreuses factures et factures de clients et de fournisseurs sont maintenant acceptées par courrier électronique, de même que de nombreux types de correspondance client. Toutes ces interventions permettent d’économiser du temps, de l’espace, des frais de port, des coûts d’approvisionnement et des heures de travail.
Une autre méthode utilisée pour réduire les coûts d'exploitation consiste à évaluer l'utilisation des services bancaires aux entreprises. En fonction de l'entreprise et de ses besoins financiers, la prise en compte d'autres options bancaires peut réduire les coûts d'exploitation, en particulier si la banque facture des frais mensuels pour le compte commercial. Les banques concurrentes, et en particulier les coopératives de crédit, offrent souvent des services bancaires aux entreprises sans frais. L'utilisation du paiement de facture en ligne peut également réduire les coûts d'exploitation en éliminant les frais de contrôle et d'affranchissement.