Qu'est-ce qu'un inventaire de propriété?
L'inventaire des biens est une liste de tous les actifs et biens appartenant à un particulier ou à une entreprise. Une liste de ce type comprendra des informations sur la nature, la valeur actuelle et le prix d’achat de chaque actif. Il n’est pas rare qu’une liste d’inventaire de biens soit gérée comme document de référence pour l’établissement des déclarations d’impôts ou pour l’assurance des biens.
La structure exacte d'un inventaire de propriété peut varier légèrement, en fonction de la réglementation gouvernementale pouvant exiger que certaines données soient incluses dans tout enregistrement utilisé comme pièce justificative pour les gains et les pertes déclarés dans les déclarations de revenus. Plusieurs types de données sont inclus dans à peu près tous les exemples de ce type de liste. Une description brève mais précise de chaque actif est incluse, ainsi que le prix d’achat initial et la date d’achat. La valeur d'évaluation actuelle de chaque actif est également incluse dans les détails de l'inventaire.
Les copies papier de l'inventaire le plus récent sont souvent conservées dans un endroit sécurisé, tel qu'un coffre de banque. Aujourd'hui, il n'est pas rare qu'une copie électronique soit placée dans un type d'installation de stockage de données à distance. Cela permet d'accéder à la liste même si les installations principales d'une entreprise sont endommagées par un type de catastrophe naturelle.
L’une des fonctions les plus importantes d’un inventaire de propriété consiste à aider les particuliers et les entreprises à suivre la valeur actuelle de leurs actifs, facilitant ainsi la documentation de chaque gain ou perte encouru au cours de l’année d’imposition. Le fait de garder une trace des modifications de la dernière évaluation de chaque actif permet de calculer les gains et les pertes lors de la vente des actifs et de calculer les impôts éventuellement dus en conséquence de ces transactions. Les entreprises utilisent souvent un modèle spécifique pour ce type de liste, ce qui permet d’apporter facilement des modifications à la liste au moment voulu pour maintenir les données à jour.
Outre son utilisation pour conserver des données exactes à des fins fiscales, un inventaire de propriété est également utile pour mettre à jour les compagnies d’assurances lors de tout changement de statut d’un actif assuré. Ce changement peut être dû à la vente récente de l'actif ou à l'acquisition d'un actif qui doit être inclus dans la couverture. Les informations régulièrement incluses dans un inventaire de propriété sont également utiles lorsque des actifs sont endommagés ou volés, car ces mêmes données sont normalement nécessaires lors du dépôt d'une réclamation auprès de l'assureur.