Comment créer une annonce de messagerie vocale professionnelle?
Lorsque vous créez une annonce de messagerie vocale professionnelle, il peut être judicieux de réfléchir à ce que vos correspondants pourraient vouloir savoir. Après cela, vous pouvez faire une liste de points à couvrir dans votre message vocal; ce serait peut-être aussi une bonne idée d'écrire le message d'accueil sur un bout de papier. Le message idéal devrait se situer entre 10 et 20 secondes. Par conséquent, vous voudrez peut-être répéter votre message avant de l'enregistrer. Après avoir composé votre message téléphonique, il peut être judicieux de demander un deuxième avis sur ce message d'accueil afin de vous assurer qu'il sonne de manière professionnelle.
Avant d'enregistrer un message d'accueil professionnel, vous pouvez envisager le type de personnes pouvant appeler votre domicile ou votre entreprise. De cette façon, vous pouvez réfléchir aux informations dont ces appelants pourraient avoir besoin avant de composer votre message d'accueil. La plupart des appelants savent comment laisser un message vocal. Par conséquent, évitez de leur donner des instructions. Certaines choses que vous voudrez peut-être inclure dans votre message d'accueil pourraient être votre nom complet, le titre, le nom de votre entreprise et une autre méthode pour vous joindre. Si vous prévoyez d’être indisponible pendant un certain temps, il peut être judicieux d’indiquer à vos appelants quand vous reviendrez et de leur donner le nom et le numéro de téléphone d’une autre personne à appeler s’ils ont besoin d’aide immédiate.
Enregistrer votre message d'accueil professionnel peut parfois provoquer de l'appréhension, surtout si vous ne l'avez jamais fait auparavant. Vous pouvez trouver utile de vous rendre dans un lieu très privé lorsque vous êtes prêt à enregistrer, ce qui peut vous aider à éviter tout bruit de fond lorsque vous avez terminé. Prenez quelques minutes pour revoir la liste que vous avez faite précédemment et répétez le message d'accueil à quelques reprises si vous êtes extrêmement nerveux. Pendant que vous répétez, assurez-vous que votre discours est fluide et que vous n'utilisez pas de mots de remplissage tels que "euh" ou "euh".
Lorsque vous avez fini d'enregistrer votre message d'accueil de messagerie vocale professionnelle, vous pouvez demander à un ami proche d'appeler votre numéro de téléphone pour pouvoir écouter le message sortant ensemble. De cette façon, vous pouvez obtenir son avis sur le message vocal avant que d'autres appelants ne puissent l'écouter. Si votre ami vous recommande certaines modifications, celles-ci doivent être faciles à effectuer, car la plupart des systèmes vous permettent de supprimer votre message sortant et de le réenregistrer autant de fois que vous le souhaitez.