Jak utworzyć profesjonalne powitanie poczty głosowej?
Podczas tworzenia profesjonalnego powitania z poczty głosowej dobrym pomysłem może być zastanowienie się nad tym, co mogą chcieć wiedzieć Twoi rozmówcy. Po wykonaniu tej czynności możesz utworzyć listę punktów do omówienia w wiadomości głosowej; dobrym pomysłem może być zapisanie całego pozdrowienia na kartce papieru. Idealna wiadomość powinna mieścić się w przedziale od 10 do 20 sekund, więc możesz chcieć powtórzyć wiadomość przed jej nagraniem. Po zredagowaniu wiadomości telefonicznej dobrym pomysłem może być uzyskanie drugiej opinii na temat tego powitania, aby upewnić się, że brzmi on profesjonalnie.
Przed nagraniem profesjonalnego powitania na poczcie głosowej warto rozważyć osoby, które mogą zadzwonić do Twojego domu lub firmy. W ten sposób możesz pomyśleć o informacjach, których mogą potrzebować dzwoniący, zanim skomponujesz powitanie. Większość dzwoniących zna się na tym, jak zostawić wiadomość głosową, więc staraj się unikać udzielania im instrukcji. Niektóre rzeczy, które możesz chcieć dołączyć do powitania, to pełne imię i nazwisko, tytuł, nazwa firmy oraz alternatywna metoda skontaktowania się z tobą. Jeśli planujesz być niedostępny przez pewien czas, dobrym pomysłem może być poinformowanie dzwoniącego, kiedy wrócisz, oraz podanie imienia i nazwiska oraz numeru telefonu innej osoby, do której można zadzwonić na wypadek, gdyby potrzebowała natychmiastowej pomocy.
Nagrywanie profesjonalnego powitania na poczcie głosowej może czasami powodować lęk, zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś. Pomocne może okazać się udanie do bardzo prywatnej lokalizacji, gdy będziesz gotowy do nagrywania, a to pomoże zapewnić, że po zakończeniu nie będzie hałasu w tle. Poświęć kilka minut na przejrzenie wcześniej utworzonej listy i przećwicz kilka razy powitanie, jeśli jesteś bardzo zdenerwowany. Podczas ćwiczeń upewnij się, że mowa płynie gładko i nie używasz wypełniających słów, takich jak „uh” lub „um”.
Po zakończeniu nagrywania profesjonalnego powitania z poczty głosowej możesz chcieć, aby bliski przyjaciel zadzwonił pod Twój numer telefonu, abyś mógł wysłuchać wiadomości wychodzącej razem. W ten sposób możesz uzyskać jej opinię na temat komunikatu głosowego, zanim inni rozmówcy będą mogli go wysłuchać. Jeśli Twój znajomy poleci Ci pewne zmiany, powinny one być łatwe do wprowadzenia, ponieważ większość systemów pozwoli ci usunąć wiadomość wychodzącą i nagrać ją tyle razy, ile chcesz.