Comment recevoir un chèque par fax?

Les entreprises ont actuellement plusieurs moyens de se faire payer, notamment les cartes de débit, les dépôts automatiques et les chèques papier. L’un des plus gros problèmes avec les chèques est que les clients peuvent prétendre que le chèque est envoyé par la poste et que son envoi peut prendre plusieurs jours, pour diverses raisons. La possibilité d'accepter un chèque par fax peut considérablement accélérer le processus. Il suffit de pouvoir recevoir les fax entrants et un logiciel spécial vous permettant de saisir les informations appropriées à partir du chèque.

Accepter un chèque par fax est un type de banque électronique, qui est légal aux États-Unis et dans de nombreux autres pays du monde. Il est toujours préférable de vérifier la légalité de ce système avant d’acheter un logiciel, mais si vous habitez où vous pouvez utiliser la centrale de compensation automatisée (ACH) ou un type similaire de système bancaire électronique, vous avez de bonnes chances d’accepter une chèque par fax. Pour accepter un chèque par fax, la première étape consiste à acheter et à installer le logiciel approprié sur votre système informatique, ce qui vous permet de saisir toutes les données pertinentes du chèque de votre client pour en créer une copie à imprimer. Selon le type de logiciel que vous achetez et les options que vous sélectionnez, vous pourrez également vérifier le nom du client, le compte et déterminer si le compte dispose de suffisamment de fonds pour couvrir le chèque.

Une fois le logiciel installé, vous êtes prêt à recevoir votre premier chèque par fax. Demandez à votre client de vous faxer un chèque dûment rempli et entrez toutes les informations du chèque dans votre ordinateur. Une fois le formulaire rempli, vous pouvez imprimer une copie du chèque à l’aide de votre imprimante. Étant donné que l’impression contiendra non seulement les informations bancaires du client, mais également le numéro du chèque, vous devez lui demander de détruire le chèque original et de le marquer comme ayant été utilisé.

Le chèque que vous imprimez indiquera sur la ligne de signature que le propriétaire du compte a autorisé le chèque, bien que le verbiage exact dépendra de votre progiciel spécifique. C'est une bonne idée de conserver le fax d'origine de vos fichiers en cas de litige. Prenez le chèque que vous avez imprimé des informations faxées à votre banque et déposez-le, où il sera traité comme tout autre dépôt que vous ferez. Lorsque vous recevez un chèque par fax, vous ne pouvez généralement pas l'encaisser, mais vous devez le déposer sur un compte professionnel et attendre qu'il soit effacé.