Hvordan mottar jeg en sjekk via faks?

Det er for tiden mange måter for bedrifter å få betalt, inkludert debetkort, automatiske innskudd og papirkontroller. Et av de største problemene med sjekker er at kunder kan kreve at sjekken er i posten, og det kan ta flere dager før den kommer, av mange forskjellige grunner. Muligheten til å godta en sjekk med faks kan øke prosessen betydelig. Alt det krever er muligheten til å motta innkommende fakser og spesiell programvare som lar deg taste inn riktig informasjon fra sjekken.

Å godta en sjekk på faks er en type elektronisk bankvirksomhet, og den er lovlig i USA og i mange andre land rundt om i verden. Det er alltid best å bekrefte lovligheten til dette systemet før du kjøper programvare, men hvis du bor der du kan bruke Automated Clearing House (ACH) eller en lignende type elektronisk banksystem, er det en god sjanse for at du kan godta en sjekk med faks. Det første trinnet for å godta en sjekk på faks er å kjøpe og installere riktig programvare på datamaskinsystemet ditt, slik at du kan legge inn alle relevante data fra kundens sjekk for å lage en kopi av den for utskrift. Avhengig av hvilken type programvare du kjøper og alternativene du velger, kan det hende du også kan bekrefte kundenavnet, kontoen og om kontoen har tilstrekkelige midler til å dekke sjekken eller ikke.

Etter at du har installert programvaren, er du klar til å motta din første sjekk på faks. Be kunden om å fakse en fullført sjekk til deg, og legge inn all informasjonen fra sjekken på datamaskinen. Når du har fylt ut skjemaet, kan du skrive ut en kopi av sjekken ved hjelp av skriveren. Siden utskriften ikke bare vil inneholde kundens bankinformasjon, men også sjekknummeret, bør du be kunden om å ødelegge den originale sjekken og merke den som brukt.

Sjekken du skriver ut, vil på signaturlinjen indikere at kontoeieren har godkjent sjekken, selv om det nøyaktige ordbruket avhenger av din spesifikke programvarepakke. Det er lurt å oppbevare den originale faks for filene dine i tilfelle uenighet. Ta sjekken du skrev ut fra faksinformasjonen til banken din, og sett den inn, der den vil bli behandlet akkurat som alle andre innskudd du gjør. Når du mottar en sjekk på faks, er det ikke sikkert at du kontanter den, men i stedet må du sette den inn på en bedriftskonto og vente på at den blir ryddet.