Come posso ricevere un assegno via fax?
Attualmente ci sono molti modi in cui le aziende possono essere pagate, tra cui carte di debito, depositi automatici e assegni cartacei. Uno dei maggiori problemi con gli assegni è che i clienti possono reclamare l'assegno per posta, e potrebbero essere necessari giorni per arrivare, per una serie di motivi. La possibilità di accettare un assegno via fax può accelerare notevolmente il processo. Tutto ciò che serve è la capacità di ricevere fax in arrivo e alcuni software speciali che ti permettono di inserire le informazioni appropriate dal controllo.
Accettare un assegno via fax è un tipo di banca elettronica, ed è legale negli Stati Uniti e in molti altri paesi del mondo. È sempre meglio verificare la legalità di questo sistema prima di acquistare qualsiasi software, ma se vivi dove puoi utilizzare Automated Clearing House (ACH) o un tipo simile di sistema bancario elettronico, è probabile che tu possa accettare un controllare via fax. Il primo passo per accettare un assegno via fax è quello di acquistare e installare il software appropriato sul proprio sistema informatico, consentendo di inserire tutti i dati rilevanti dal controllo del cliente per crearne una copia per la stampa. A seconda del tipo di software acquistato e delle opzioni selezionate, potresti anche essere in grado di verificare il nome del cliente, l'account e se l'account ha fondi sufficienti per coprire l'assegno.
Dopo aver installato il software, si è pronti per ricevere il primo assegno via fax. Chiedi al tuo cliente di inviarti via fax un controllo completo e inserisci tutte le informazioni dal controllo nel tuo computer. Una volta completato il modulo è possibile stampare una copia dell'assegno utilizzando la stampante. Poiché la stampa conterrà non solo le informazioni bancarie del cliente, ma anche il numero dell'assegno, è necessario indicare al cliente di distruggere l'assegno originale e contrassegnarlo come utilizzato.
Il segno di spunta che indica sulla riga della firma indica che il proprietario dell'account ha autorizzato il controllo, anche se la verbosità esatta dipenderà dal pacchetto software specifico. È una buona idea conservare il fax originale per i tuoi file, in caso di controversie. Prendi l'assegno che hai stampato dalle informazioni inviate via fax alla tua banca e depositalo, dove sarà trattato come qualsiasi altro deposito che effettui. Quando si riceve un assegno via fax, in genere non è possibile incassarlo, ma è invece necessario versarlo in un conto aziendale e attendere che venga cancellato.