Hoe ontvang ik een cheque per fax?
Bedrijven kunnen op dit moment op veel manieren worden betaald, waaronder betaalpassen, automatische stortingen en papieren cheques. Een van de grootste problemen met cheques is dat klanten kunnen beweren dat de cheque per post is ontvangen en dat het om verschillende redenen dagen kan duren voordat deze aankomt. De mogelijkheid om een cheque per fax te accepteren, kan het proces aanzienlijk versnellen. Het enige dat u hoeft te doen, is de mogelijkheid om inkomende faxen te ontvangen en speciale software waarmee u de juiste informatie van de cheque kunt intoetsen.
Het accepteren van een cheque per fax is een vorm van elektronisch bankieren en is legaal in de Verenigde Staten en in veel andere landen over de hele wereld. Het is altijd het beste om de wettigheid van dit systeem te controleren voordat u software koopt, maar als u woont waar u het Automated Clearing House (ACH) of een vergelijkbaar type elektronisch banksysteem kunt gebruiken, is de kans groot dat u een controleren per fax. De eerste stap om een cheque per fax te accepteren, is door de juiste software op uw computersysteem te kopen en te installeren, zodat u alle relevante gegevens van de cheque van uw klant kunt invoeren om er een kopie van te maken voor afdrukken. Afhankelijk van het type software dat u koopt en de opties die u selecteert, kunt u mogelijk ook de naam van de klant, het account verifiëren en controleren of het account voldoende saldo heeft om de cheque te dekken.
Nadat u de software hebt geïnstalleerd, bent u klaar om uw eerste cheque per fax te ontvangen. Vraag uw klant om een voltooide cheque naar u te faxen en voer alle informatie van de cheque in op uw computer. Nadat u het formulier hebt ingevuld, kunt u een kopie van de cheque afdrukken met uw printer. Aangezien de afdruk niet alleen de bankgegevens van de klant bevat, maar ook het chequenummer, moet u de klant vertellen de originele cheque te vernietigen en deze als gebruikt aan te geven.
De cheque die u afdrukt, geeft op de handtekeningregel aan dat de accounteigenaar de cheque heeft geautoriseerd, hoewel het exacte woordgebruik afhankelijk is van uw specifieke softwarepakket. Het is een goed idee om de originele fax voor uw bestanden te bewaren in geval van een geschil. Breng de cheque die u hebt afgedrukt uit de gefaxte informatie naar uw bank en deponeer deze, waar deze wordt behandeld als elke andere storting die u doet. Wanneer u een cheque per fax ontvangt, kunt u deze meestal niet verzilveren, maar moet u deze in plaats daarvan op een zakelijke rekening storten en wachten tot deze is gewist.