Hur får jag en check via fax?

Det finns för närvarande många sätt för företag att få betalt, inklusive betalkort, automatiska insättningar och papperskontroller. Ett av de största problemen med checkar är att kunderna kan göra anspråk på att checken är i posten, och det kan ta dagar innan den kommer fram av olika skäl. Möjligheten att acceptera en check via fax kan påskynda processen betydligt. Allt det kräver är förmågan att ta emot inkommande fax och speciell programvara som låter dig skriva in lämplig information från kontrollen.

Att acceptera en check via fax är en typ av elektronisk bankrörelse, och det är lagligt i USA och i många andra länder runt om i världen. Det är alltid bäst att verifiera lagligheten hos detta system innan du köper programvara, men om du bor där du kan använda Automated Clearing House (ACH) eller en liknande typ av elektroniskt banksystem finns det en god chans att du kan acceptera en kolla via fax. Det första steget för att acceptera en check via fax är att köpa och installera rätt programvara på ditt datorsystem, så att du kan mata in all relevant information från din kunds check för att skapa en kopia av den för utskrift. Beroende på vilken typ av programvara du köper och alternativen du väljer kan du också kunna verifiera kundnamnet, kontot och om kontot har tillräckliga medel för att täcka kontrollen eller inte.

När du har installerat programvaran är du redo att få din första kontroll via fax. Be din kund att faxa en fullständig check till dig och ange all information från kontrollen i din dator. När du har fyllt i formuläret kan du skriva ut en kopia av kontrollen med din skrivare. Eftersom utskriften inte bara kommer att innehålla kundens bankinformation utan också checknumret, bör du säga till kunden att förstöra den ursprungliga kontrollen och markera att den har använts.

Kontrollen som du skriver ut kommer att anges på signaturraden att kontots ägare har godkänt kontrollen, även om det exakta språket beror på ditt specifika programvarupaket. Det är en bra idé att behålla det ursprungliga faxet för dina filer i händelse av tvist. Ta checken du skrev ut från faxad information till din bank och deponera den, där den kommer att behandlas precis som alla andra insättningar du gör. När du får en check via fax kanske du kanske inte kontanterar den, utan måste istället sätta in den på ett företagskonto och vänta på att den rensas.