Wie erhalte ich einen Scheck per Fax?
Gegenwärtig gibt es viele Möglichkeiten für Unternehmen, eine Zahlung zu erhalten, einschließlich Debitkarten, automatischer Einzahlungen und Schecks. Eines der größten Probleme bei Schecks ist, dass Kunden behaupten können, der Scheck sei in der Post und es kann aus verschiedenen Gründen Tage dauern, bis er eintrifft. Die Möglichkeit, einen Scheck per Fax anzunehmen, kann den Vorgang erheblich beschleunigen. Sie benötigen lediglich die Möglichkeit, eingehende Faxe zu empfangen, und eine spezielle Software, mit der Sie die entsprechenden Informationen aus dem Scheck eingeben können.
Das Akzeptieren eines Schecks per Fax ist eine Art elektronisches Banking und in den USA und in vielen anderen Ländern der Welt legal. Es ist immer am besten, die Rechtmäßigkeit dieses Systems vor dem Kauf einer Software zu überprüfen. Wenn Sie jedoch an einem Ort leben, an dem Sie das Automated Clearing House (ACH) oder ein ähnliches elektronisches Bankensystem verwenden können, besteht eine gute Chance, dass Sie ein akzeptieren per Fax überprüfen. Der erste Schritt, um einen Scheck per Fax zu akzeptieren, besteht darin, die entsprechende Software zu erwerben und auf Ihrem Computersystem zu installieren. Auf diese Weise können Sie alle relevanten Daten aus dem Scheck Ihres Kunden eingeben, um eine Kopie zum Drucken zu erstellen. Abhängig von der Art der von Ihnen erworbenen Software und den von Ihnen ausgewählten Optionen können Sie möglicherweise auch den Kundennamen und das Konto überprüfen und feststellen, ob das Konto über ausreichend Guthaben verfügt, um den Scheck abzudecken.
Nachdem Sie die Software installiert haben, können Sie Ihren ersten Scheck per Fax erhalten. Bitten Sie Ihren Kunden, einen ausgefüllten Scheck an Sie zu faxen und alle Informationen aus dem Scheck in Ihren Computer einzugeben. Nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben, können Sie mit Ihrem Drucker eine Kopie des Schecks ausdrucken. Da der Ausdruck nicht nur die Bankdaten des Kunden, sondern auch die Schecknummer enthält, sollten Sie den Kunden anweisen, den Originalscheck zu vernichten und als verwendet zu kennzeichnen.
Der von Ihnen ausgedruckte Scheck zeigt in der Signaturzeile an, dass der Kontoinhaber den Scheck autorisiert hat, obwohl die genaue Ausdrucksweise von Ihrem spezifischen Softwarepaket abhängt. Im Streitfall ist es ratsam, das Originalfax für Ihre Dateien aufzubewahren. Nehmen Sie den von Ihnen ausgedruckten Scheck aus dem Fax an Ihre Bank und hinterlegen Sie ihn dort, wo er wie jede andere Einzahlung behandelt wird. Wenn Sie einen Scheck per Fax erhalten, können Sie ihn in der Regel nicht einlösen, sondern müssen ihn auf ein Geschäftskonto einzahlen und warten, bis er eingelöst ist.