Qu'est-ce qu'un assistant virtuel?
Un assistant virtuel est un assistant de bureau administratif qui assure la gestion générale d'un bureau à distance. Les tâches générales de gestion de bureau comprennent les tâches administratives telles que l’archivage de documents, la collecte et le stockage de données. Il peut également s’étendre aux services d’assistance juridique et de comptabilité - essentiellement tout type de travail de bureau pouvant être accompli dans le monde virtuel.
Souvent qualifié de conseiller volontaire, le cheminement de carrière d'un assistant virtuel est devenu plus courant dans les années 90, lorsque la technologie a évolué et les bureaux de l'entreprise de plus en plus décentralisés. La densité urbaine et les embouteillages ayant contribué à dynamiser les banlieues au fil des ans, des villes périphériques se sont développées. Les entreprises ont suivi, ce qui a incité les entreprises à ouvrir davantage de succursales dans diverses villes et états. La mondialisation est maintenant une force supplémentaire qui pousse les entreprises étrangères à conquérir de nouveaux marchés et de nouveaux consommateurs. La nécessité de doter ces bureaux de personnel est apparue, mais a souvent été associée à un coût plus élevé.
Un assistant virtuel peut être un employé de l'entreprise pour laquelle il travaille ou un entrepreneur indépendant. Un VA peut effectuer un travail à distance de son domicile ou travailler dans les bureaux de l'entreprise et gérer un ou plusieurs sites distants.
Les entreprises de VA font de plus en plus souvent leur apparition et confient leurs assistants virtuels à des entreprises. Les fournisseurs de bureaux virtuels ont généralement environ 10 assistants virtuels qui gèrent les bureaux virtuels d'environ 100 à 150 entreprises. Par exemple, si une société de la ville de New York souhaite avoir un bureau virtuel à Los Angeles, utilisant les nouvelles technologies, elle n’est pas obligée d’ouvrir une succursale physique sur la côte ouest des États-Unis. La société peut simplement acheter un contrat avec un fournisseur de bureau virtuel.
Les fournisseurs de bureaux virtuels attribuent à la société cliente une adresse et un numéro de téléphone locaux. Un assistant virtuel est affecté pour répondre aux appels de la société cliente à l'adresse locale, au nom de la société cliente et pour transférer les appels au siège de la société ou à son représentant. L'assistant virtuel aide également l'entreprise cliente à cibler les consommateurs sans avoir à se trouver dans cette zone géographique. Cela permet de donner l’impression que la société possède une succursale dynamique et active dans cette ville éloignée.
Les fournisseurs de bureaux virtuels peuvent également collecter le courrier de la société, le trier et le rediriger. L'assistant virtuel peut superviser les obligations légales et commerciales de l'entreprise cliente afin qu'elle puisse fonctionner dans une autre ville, un autre état ou un autre pays. La nouvelle technologie Internet permet aux assistants virtuels de gérer une gamme de sociétés ou d’emplacements de bureau à l’aide de logiciels hautement organisés. La technologie permet également à l’assistant virtuel de répondre de manière transparente aux appels vers d’autres villes ou pays.