Was ist ein virtueller Assistent?
Ein virtueller Assistent ist ein Verwaltungsassistent, der die allgemeine Büroverwaltung von einem Remotestandort aus übernimmt. Zu den allgemeinen Aufgaben in der Büroverwaltung zählen Büroarbeiten wie Dokumentenablage, Datenerfassung und Datenspeicherung. Es kann sich auch auf Rechtsberatung und Buchhaltungsdienstleistungen erstrecken - im Grunde jede Art von Büroarbeit, die in der virtuellen Welt ausgeführt werden kann.
Der Karriereweg eines virtuellen Assistenten, der oft als VAs bezeichnet wird, wurde in den neunziger Jahren immer häufiger, als sich die Technologie weiterentwickelte und Unternehmensbüros zunehmend dezentralisierten. Als die städtische Dichte und die Überlastung im Laufe der Jahre dazu beitrugen, die Vororte zu stärken, entwickelten sich Randstädte. Das Firmenkundengeschäft folgte und veranlasste die Unternehmen, weitere Niederlassungen in verschiedenen Städten und Bundesländern zu eröffnen. Die Globalisierung ist jetzt eine zusätzliche Kraft, die Unternehmen in Übersee dazu bringt, neue Märkte und neue Verbraucher zu erschließen. Die Notwendigkeit, diese Büros zu besetzen, entstand, war jedoch häufig mit höheren Kosten verbunden.
Ein virtueller Assistent kann ein Mitarbeiter des Unternehmens sein, für das er oder sie arbeitet, oder er oder sie kann ein unabhängiger Auftragnehmer sein. Eine VA kann von zu Hause aus telearbeiteten oder in den Büros des Unternehmens arbeiten und einen oder mehrere entfernte Standorte verwalten.
VA-Unternehmen tauchen immer häufiger auf und beauftragen Unternehmen mit ihren virtuellen Assistenten. Anbieter von virtuellen Büros verfügen normalerweise über etwa 10 virtuelle Assistenten, die die virtuellen Büros von etwa 100 bis 150 Unternehmen verwalten. Wenn beispielsweise ein Unternehmen in New York City ein virtuelles Büro in Los Angeles unter Einsatz neuer Technologien einrichten möchte, muss dieses Unternehmen keine physische Niederlassung an der Westküste der USA eröffnen. Das Unternehmen kann einfach einen Vertrag mit einem Anbieter für virtuelle Büros abschließen.
Anbieter von virtuellen Büros geben dem Kundenunternehmen eine lokale Adresse und eine lokale Telefonnummer. Ein virtueller Assistent wird beauftragt, die Anrufe für die Kundenfirma unter der lokalen Adresse zu beantworten, im Namen der Kundenfirma zu antworten und Anrufe an die Firmenzentrale oder einen zugewiesenen Vertreter weiterzuleiten. Der virtuelle Assistent hilft dem Kundenunternehmen auch dabei, Kunden anzusprechen, ohne sich in diesem geografischen Gebiet aufhalten zu müssen. Dies vermittelt den Eindruck, dass das Unternehmen eine lebendige und aktive Niederlassung in dieser abgelegenen Stadt hat.
Anbieter virtueller Büros können die E-Mails des Unternehmens auch sammeln, sortieren und umleiten. Der virtuelle Assistent kann rechtliche und geschäftliche Verpflichtungen für das Kundenunternehmen überwachen, so dass es in einer anderen Stadt, einem anderen Bundesstaat oder einem anderen Land funktionieren kann. Dank der neuen Internettechnologie können die virtuellen Assistenten eine Reihe von Unternehmen oder Bürostandorten mithilfe einer hoch organisierten Software verwalten. Die Technologie ermöglicht es dem virtuellen Assistenten auch, Anrufe in andere Städte oder Länder nahtlos zu patchen.