Wat is een virtuele assistent?
Een virtuele assistent is een administratief kantoorassistent die algemeen kantoorbeheer biedt vanaf een externe locatie. Algemene taken op het gebied van kantoorbeheer omvatten administratieve taken zoals het archiveren van documenten, gegevensverzameling en gegevensopslag. Het kan zich ook uitstrekken tot juridische bijstand en boekhoudkundige diensten - in principe elk soort kantoorwerk dat in de virtuele wereld kan worden uitgevoerd.
Vaak aangeduid als VA's, kwam het carrièrepad van een virtuele assistent vaker voor in de jaren 1990, toen de technologie zich ontwikkelde en de kantoren van het bedrijf steeds meer gedecentraliseerd werden. Naarmate stedelijke dichtheid en congestie in de loop van de jaren de suburbia hebben geholpen, ontstonden randsteden. De bedrijfsactiviteiten volgden, wat bedrijven ertoe aanzette om meer filialen te openen in verschillende steden en staten. Globalisering is nu een extra kracht die bedrijven naar het buitenland drijft om nieuwe markten en nieuwe consumenten aan te boren. De behoefte om die kantoren te bemannen ontstond, maar ging vaak gepaard met hogere kosten.
Een virtuele assistent kan een werknemer zijn van het bedrijf waar hij of zij voor werkt of hij of zij kan een onafhankelijke contractant zijn. Een VA kan telewerken vanuit huis, of hij of zij kan werken op de kantoren van het bedrijf en een of meer afgelegen locaties beheren.
VA-bedrijven duiken steeds vaker op en besteden hun virtuele assistenten uit aan bedrijven. Virtuele kantooraanbieders hebben doorgaans ongeveer 10 virtuele assistenten die de virtuele kantoren van ongeveer 100 tot 150 bedrijven beheren. Als een bedrijf in New York bijvoorbeeld een virtueel kantoor in Los Angeles wil hebben met nieuwe technologie, hoeft dat bedrijf geen fysiek filiaal te openen aan de westkust van de Verenigde Staten. Het bedrijf kan eenvoudig een contract kopen bij een virtuele kantooraanbieder.
Virtuele kantooraanbieders geven het klantbedrijf een lokaal adres en een lokaal telefoonnummer. Een virtuele assistent wordt toegewezen om de oproepen voor het klantbedrijf op het lokale adres te beantwoorden, in naam van het klantbedrijf te beantwoorden en gesprekken door te schakelen naar het hoofdkantoor of de toegewezen vertegenwoordiger. De virtuele assistent helpt het klantbedrijf ook om consumenten te bereiken zonder zich in dat geografische gebied te hoeven bevinden. Dit helpt de indruk te wekken dat het bedrijf een levendige en actieve vestigingslocatie heeft in die afgelegen stad.
Virtuele kantooraanbieders kunnen ook de post van het bedrijf verzamelen, sorteren en omleiden. De virtuele assistent kan toezicht houden op wettelijke en zakelijke verplichtingen voor het klantbedrijf zodat deze kan functioneren in een andere stad, staat of land. Nieuwe internettechnologie stelt de virtuele assistenten in staat om een scala aan bedrijven of kantoorlocaties te beheren via zeer georganiseerde software. Met de technologie kan de virtuele assistent ook naadloos oproepen doorverbinden naar andere steden of landen.