Co je virtuální asistent?

Virtuální pomocník je administrativní kancelářský asistent, který zajišťuje obecnou správu kanceláře ze vzdáleného umístění. Obecné povinnosti správy kanceláří zahrnují administrativní povinnosti, jako je ukládání dokumentů, sběr dat a ukládání dat. Může se také rozšířit na právní pomoc a účetní služby - v podstatě na jakýkoli druh kancelářské práce, která může být provedena ve virtuálním světě.

Kariéra virtuálního asistenta se často nazývala VA, v 90. letech 20. století, kdy technologie vyspělé a firemní kanceláře stále více decentralizovaly, se stala běžnější. Protože hustota měst a přetížení pomohly v průběhu let posílit předměstí, vznikly okrajové města. Následovalo korporátní podnikání a společnosti byly vybízeny k otevření dalších poboček v různých městech a státech. Globalizace je nyní další hnací silou společností v zámoří, aby pronikly na nové trhy a nové spotřebitele. Potřeba zaměstnanců těchto kanceláří vznikla, ale často byla spojena s vyššími náklady.

Virtuálním asistentem může být zaměstnanec společnosti, pro kterou pracuje, nebo nezávislý dodavatel. VA může komunikovat z domova, nebo může pracovat v kancelářích společnosti a spravovat jedno nebo více vzdálených míst.

Společnosti VA se stále více objevují a uzavírají smlouvy se svými virtuálními pomocníky. Poskytovatelé virtuálních kanceláří obvykle mají asi 10 virtuálních asistentů, kteří spravují virtuální kanceláře asi 100 až 150 společností. Například pokud chce společnost v New Yorku mít virtuální kancelář v Los Angeles s využitím nové technologie, nemusí tato společnost otevírat fyzickou pobočku na západním pobřeží Spojených států. Společnost si může jednoduše koupit smlouvu s poskytovatelem virtuální kanceláře.

Poskytovatelé virtuální kanceláře dávají klientské společnosti místní adresu a místní telefonní číslo. Virtuální asistent je přidělen k přijímání hovorů pro klientskou společnost na místní adrese, odpovídání na jméno klientské společnosti a přesměrování hovorů do centrály společnosti nebo přiděleného zástupce. Virtuální pomocník také pomáhá klientské společnosti zacílit na zákazníky, aniž by musel být v dané zeměpisné oblasti. To pomáhá vytvořit dojem, že společnost má živé a aktivní umístění pobočky ve vzdáleném městě.

Poskytovatelé virtuální kanceláře mohou také shromažďovat firemní poštu, třídit ji a přesměrovávat ji. Virtuální pomocník může dohlížet na právní a obchodní závazky pro klientskou společnost, aby mohla fungovat v jiném městě, státě nebo zemi. Nová internetová technologie umožňuje virtuálním asistentům spravovat řadu společností nebo kanceláří pomocí vysoce organizovaného softwaru. Tato technologie také umožňuje virtuálnímu asistentovi bezproblémově propojovat hovory do jiných měst nebo zemí.