Vad är en virtuell assistent?
En virtuell assistent är en administrativ kontorsassistent som tillhandahåller allmän kontorshantering från en avlägsen plats. Allmänna kontorshanteringsuppgifter inkluderar kontor som uppgifter om arkivering, datainsamling och datalagring. Det kan också omfatta juridisk hjälp och bokföringstjänster - i princip alla typer av kontorsarbete som kan utföras i den virtuella världen.
Ofta kallas VA: er, en karriärväg för en virtuell assistent blev vanligare på 1990-talet när teknikavancerade och företagskontor alltmer decentraliserades. Eftersom stadstäthet och trängsel hjälpte till att öka förorter under åren, utvecklades fransstäder. Företagsverksamheten följde och fick företagen att öppna fler filialer i olika städer och stater. Globaliseringen är nu en ytterligare kraft som driver företag utomlands för att utnyttja nya marknader och nya konsumenter. Behovet av att bemanna dessa kontor uppstod men ofta var förknippat med en högre kostnad.
En virtuell assistent kan vara anställd i företaget han eller hon arbetar för eller han eller hon kan vara en oberoende entreprenör. En VA kan telekommunikera hemifrån, annars kan han eller hon arbeta på företagets kontor och hantera en eller flera avlägsna platser.
VA-företag dyker i allt högre grad och anlitar sina virtuella assistenter till företag. Leverantörer av virtuella kontor har vanligtvis cirka 10 virtuella assistenter som hanterar de virtuella kontoren för cirka 100 till 150 företag. Till exempel, om ett företag i New York City vill ha ett virtuellt kontor i Los Angeles, som använder ny teknik, behöver det företaget inte öppna ett fysiskt kontor på västkusten i USA. Företaget kan helt enkelt köpa ett kontrakt med en virtuell kontorsleverantör.
Leverantörer av virtuella kontor ger klientföretaget en lokal adress och ett lokalt telefonnummer. En virtuell assistent tilldelas att besvara samtal för klientföretaget på den lokala adressen, svara i klientföretagets namn och vidarebefordra samtal till företagets huvudkontor eller tilldelade representant. Den virtuella assistenten hjälper också kundföretaget att rikta in sig på konsumenter utan att behöva vara i det geografiska området. Detta hjälper till att ge intrycket att företaget har en livlig och aktiv filial i den avlägsna staden.
Leverantörer av virtuella kontor kan också samla in företagets post, sortera och omdirigera det. Den virtuella assistenten kan övervaka lagliga och affärsmässiga skyldigheter för klientföretaget så att det kan fungera i en annan stad, stat eller land. Ny Internet-teknik gör det möjligt för de virtuella assistenterna att hantera ett antal företag eller kontorsplatser genom mycket organiserad programvara. Tekniken gör det också möjligt för den virtuella assistenten att fixa genom samtal till andra städer eller länder sömlöst.