Hvad er en virtuel assistent?
En virtuel assistent er en administrativ kontorassistent, der leverer generel kontoradministration fra et fjerntliggende sted. Generelle kontoradministrationsopgaver inkluderer kontorfunktioner som dokumentarkivering, dataindsamling og datalagring. Det kan også udvides til juridisk assistance og regnskabstjenester - dybest set enhver form for kontorarbejde, der kan udføres i den virtuelle verden.
Ofte benævnt VA'er, blev karrierevejen for en virtuel assistent mere almindelig i 1990'erne, da teknologien og avancerede kontorer i stigende grad decentraliserede. Da bymæssig tæthed og overbelastning hjalp med at øge forstaden gennem årene, udviklede kanten byer. Der blev fulgt forretningsvirksomhed, hvilket fik virksomhederne til at åbne flere filialer i en række byer og stater. Globaliseringen er nu en ekstra kraft, der driver virksomheder i udlandet til at benytte sig af nye markeder og nye forbrugere. Behovet for at bemande disse kontorer opstod, men ofte blev det forbundet med en højere omkostning.
En virtuel assistent kan være en medarbejder i det firma, han eller hun arbejder for, eller han eller hun kan være en uafhængig entreprenør. En VA kan måske kommunikere hjemmefra, eller han eller hun arbejder muligvis på virksomhedens kontorer og administrerer en eller flere fjerntliggende placeringer.
VA-virksomheder dukker i stigende grad op og får deres virtuelle assistenter til virksomheder. Udbydere af virtuelle kontorer har typisk ca. 10 virtuelle assistenter, der administrerer de virtuelle kontorer i omkring 100 til 150 virksomheder. For eksempel, hvis et firma i New York City ønsker at have et virtuelt kontor i Los Angeles ved hjælp af ny teknologi, behøver det firma ikke at åbne et fysisk afdelingskontor på USAs vestkyst. Virksomheden kan blot købe en kontrakt med en virtuel kontorudbyder.
Udbydere af virtuelle kontorer giver klientfirmaet en lokal adresse og lokalt telefonnummer. En virtuel assistent er tildelt til at besvare opkaldene til klientselskabet på den lokale adresse, besvare i klientselskabets navn og videresende opkald til virksomhedens hovedkvarter eller tildelte repræsentant. Den virtuelle assistent hjælper også klientfirmaet med at målrette forbrugere uden at skulle være i det geografiske område. Dette hjælper med at give indtryk af, at virksomheden har en levende og aktiv filialplacering i den fjerne by.
Udbydere af virtuelle kontorer kan også indsamle virksomhedens mail, sortere det og omdirigere det. Den virtuelle assistent kan føre tilsyn med juridiske og forretningsmæssige forpligtelser for klientselskabet, så det kan fungere i en anden by, stat eller land. Ny internet-teknologi giver de virtuelle assistenter mulighed for at styre en række virksomheder eller kontorlokaler gennem meget organiseret software. Teknologien giver også den virtuelle assistent mulighed for at lappe gennem opkald til andre byer eller lande problemfrit.