Come faccio a scegliere i migliori strumenti per il flusso di lavoro?
Il flusso di lavoro descrive le fasi di un processo attraverso il quale passa un prodotto o un documento. Nel settore assicurativo, ad esempio, il flusso di lavoro descrive tutte le fasi attraverso le quali potrebbe passare un reclamo, a partire da un cliente che presenta un reclamo e termina con l'approvazione o il rifiuto. Nel settore manifatturiero, il flusso di lavoro potrebbe iniziare con modelli creati da ingegneri e designer e raggiungere il completamento quando un prodotto viene venduto ai fornitori. Molti manager utilizzano software e analisi come strumenti del flusso di lavoro per aiutarli a ottimizzare i loro processi, ridurre i costi e migliorare la redditività complessiva di un'organizzazione. Per scegliere i migliori strumenti per il flusso di lavoro, può essere una buona idea considerare quale software è il migliore per il tuo settore, individuare le aree del flusso di lavoro che necessitano di miglioramenti e decidere se beneficiare dei servizi di consulenza professionale.
Uno degli strumenti di flusso di lavoro più comuni utilizzati in tutti i settori è il software del flusso di lavoro. Si tratta di programmi per computer che aiutano i manager nella progettazione di processi chiari ed efficaci. Il software può consentire alle organizzazioni di diventare più efficienti ed economiche centralizzando i database e facilitando la registrazione e l'accesso delle informazioni ai dipendenti.
Molti tipi di software offrono funzionalità di flusso di lavoro automatizzate. Queste funzionalità consentono ai manager di creare linee guida rigorose che determinano l'ordine in cui si verificano le fasi e assegnare i dipartimenti a compiti particolari. Gli strumenti di flusso di lavoro automatizzato sono spesso più efficaci nelle organizzazioni che eseguono gli stessi processi giorno dopo giorno.
Nella maggior parte dei casi, alcuni tipi di software sono progettati per soddisfare le esigenze di settori particolari. Ad esempio, il software del flusso di lavoro progettato per il settore assicurativo potrebbe includere un'interfaccia a cui i clienti che desiderano inviare richieste possono accedere. I software progettati per l'industria manifatturiera potrebbero avere la capacità di generare distinte materiali basate su progetti di ingegneri.
Un altro fattore da considerare quando si tratta di scegliere i migliori strumenti di flusso di lavoro è l'area che è più necessario migliorare. Il software per un determinato settore può variare in base alle soluzioni che è progettato per fornire. Ad esempio, un manager che ritiene che un problema nella sua organizzazione sia una scarsa comunicazione tra i reparti potrebbe scegliere un software che abbia funzionalità di posta elettronica migliorate.
Molti manager possono scegliere di assumere consulenti per aiutarli a migliorare il flusso di lavoro. I consulenti sono ottimi strumenti per il flusso di lavoro per i manager che non dispongono di finanziamenti per gli analisti interni dei processi. Nella maggior parte dei casi, il miglior consulente ha anni di esperienza nel settore. I consulenti sono spesso consapevoli delle tendenze della tecnologia e potrebbero aiutarti a implementare un nuovo sistema che migliora l'efficienza.