Hur väljer jag de bästa arbetsflödesverktygen?

Arbetsflöde beskriver steg i en process som en produkt eller dokument passerar genom. I försäkringsbranschen, till exempel, beskriver arbetsflödet alla stadier genom vilka ett fordran kan passera, börjar med att en klient lämnar in en fordran och slutar med godkännande eller avslag. I tillverkningsindustrin kan arbetsflödet börja med modeller skapade av ingenjörer och formgivare och når slutförande när en produkt säljs till leverantörer. Många chefer använder programvara och analys som arbetsflödesverktyg för att hjälpa dem att optimera sina processer, sänka kostnaderna och förbättra en organisations totala lönsamhet. För att välja de bästa arbetsflödesverktygen kan det vara en bra idé att överväga vilken programvara som är bäst för din bransch, hitta områden i arbetsflödet som behöver förbättras och bestämma om du kan dra nytta av professionella konsulttjänster.

Ett av de vanligaste arbetsflödesverktygen som används i alla branscher är arbetsflödesprogramvara. Dessa är datorprogram som hjälper chefer att utforma processer som är tydliga och effektiva. Programvara kan göra det möjligt för organisationer att bli mer effektiva och kostnadseffektiva genom att centralisera databaser och göra det lättare för anställda att spela in och få tillgång till information.

Många typer av programvara erbjuder automatiserade arbetsflödesfunktioner. Dessa funktioner gör det möjligt för chefer att skapa strikta riktlinjer som dikterar i vilken ordning stadier inträffar och tilldelar avdelningar särskilda uppgifter. Automatiserade arbetsflödesverktyg är ofta mest effektiva i organisationer som utför samma processer dag efter dag.

I de flesta fall är vissa typer av programvara utformade för att tillgodose behoven hos vissa branscher. Till exempel kan arbetsflödesmjukvara som är utformad för försäkringsbranschen innehålla ett gränssnitt som kan nås av kunder som vill lämna in anspråk. Programvara som är utformad för tillverkningsindustrin kan ha förmågan att generera materialräkningar baserade på ingenjörsdesign.

En annan faktor att beakta när det gäller att välja de bästa arbetsflödesverktygen är det område som du bäst behöver förbättra. Programvara för en viss bransch kan variera baserat på lösningar som den är utformad för att tillhandahålla. Till exempel kan en chef som tror att ett problem i hans eller hennes organisation är dålig kommunikation mellan avdelningar välja programvara som har förbättrade e-postfunktioner.

Många chefer kan välja att anställa konsulter för att hjälpa dem att förbättra arbetsflödet. Konsulter är fantastiska arbetsflödesverktyg för chefer som inte har finansiering för interna processanalytiker. I de flesta fall har den bästa konsulten många års erfarenhet av att arbeta i din bransch. Konsulter känner ofta till trender inom teknik och kan hjälpa dig att implementera ett nytt system som förbättrar effektiviteten.