Quali sono i modi migliori per prevenire le frodi con le carte di credito aziendali?

Esistono diversi modi per prevenire le frodi commesse con le carte di credito aziendali. Come per la prevenzione delle frodi personali, il passo più importante da fare quando si affrontano le frodi con carte di credito aziendali è quello di essere molto attenti a tutti gli account e di essere pronti a segnalare qualsiasi attività non autorizzata o insolita. Poiché le carte di credito aziendali possono avere limiti di credito molto elevati per facilitare le grandi transazioni, è fondamentale anche mantenere tali carte il più fisicamente sicure possibile.

Quando a funzionari e dipendenti vengono emesse carte di credito aziendali, è necessario acquisire familiarità con la politica relativa alle carte di credito dell'azienda. Le carte devono essere utilizzate solo per le spese aziendali autorizzate e non devono essere prestate o condivise con altri. Le persone dovrebbero conservare una documentazione chiara e presentarla con le loro dichiarazioni per dimostrare che non vi sono transazioni fraudolente o personali sull'estratto conto.

Agli individui in possesso di carte aziendali è necessario ricordare che sono responsabili della protezione delle carte a loro affidate. Quando possibile, dovrebbero scorrere fisicamente le carte anziché inviare numeri al telefono o online. Inoltre, dovrebbero esaminare attentamente tutte le dichiarazioni per eventuali segni di attività peculiare. Tale attività deve essere prontamente segnalata all'emittente della carta e all'azienda in modo che la carta possa essere annullata per impedire ulteriori transazioni.

Le aziende dovrebbero inoltre valutare attentamente se i singoli dipendenti necessitano di carte di credito. La frode con carta di credito aziendale può essere limitata mantenendo basso il numero di account associati a un'azienda e limitando le linee di credito sulle singole carte. Un dipendente che riceve una carta di credito per acquistare solo benzina, ad esempio, probabilmente non ha bisogno di una grande linea di credito o può ricevere una speciale carta del gas che può essere utilizzata solo per gli acquisti di carburante.

Una forma comune di frode con carta di credito aziendale si verifica quando i dipendenti lasciano e le loro carte non vengono raccolte e cancellate. Quando un dipendente si dimette o viene licenziato, devono essere raccolti tutti gli oggetti protetti che il dipendente ha tra cui chiavi dell'ufficio, carte d'identità, carte di credito, laptop, telefoni aziendali e altri materiali. Se i dipendenti perdono uno di questi elementi, la perdita deve essere immediatamente segnalata in modo che l'azienda possa adottare misure di sicurezza, se necessario.

I venditori possono essere un'altra fonte di frode con carta di credito aziendale, per incidente o intenzione. Le aziende dovrebbero lavorare solo con i fornitori in grado di gestire le transazioni protette e dovrebbero chiedere ai fornitori la sicurezza dei loro registri aziendali. Si consiglia inoltre di chiedere ai fornitori le loro politiche di addebito per garantire che un addebito legittimo non venga assunto accidentalmente come frode con carta di credito aziendale.