Quali fattori influenzano i prezzi di trascrizione?
Le aziende spesso scelgono di utilizzare i servizi di trascrizione per preparare trascrizioni scritte di incontri importanti. Esistono diversi fattori che possono influire sul costo dell'utilizzo di questo tipo di servizio, tra cui la durata della riunione, il formato richiesto per la trascrizione e l'intervallo di tempo in cui la trascrizione deve essere completata e inviata. Poiché i prezzi di trascrizione variano leggermente da un fornitore all'altro, è spesso un buon ideale ottenere preventivi da diversi servizi e confrontare la gamma di opzioni e i termini di pagamento prima di optare per un singolo fornitore.
Una delle prime considerazioni sui prezzi di trascrizione è la durata dell'incontro stesso. Esistono diverse strutture tariffarie in uso per questi tipi di servizi. Alcuni provider utilizzano un formato che richiede una tariffa forfettaria al minuto in base alla durata effettiva della riunione, mentre altri possono applicare una tariffa fissa per i primi 30 minuti a un'ora, quindi applicare una struttura tariffaria diversa per il tempo rimanente. Ciò significa che i clienti dovrebbero impiegare il tempo necessario per calcolare il costo approssimativo in base alla durata della riunione stessa, utilizzando la formula fornita dal trascrittore.
Un'altra considerazione importante con i prezzi di trascrizione è il formato in cui verrà consegnata la trascrizione. Oggi non è raro preparare una copia elettronica, utilizzando una delle diverse scelte in termini di formato di elaborazione testi. Il documento può essere facilmente inviato al client via e-mail o può essere caricato su un sito sicuro dove il cliente può recuperare la trascrizione con facilità. Potrebbero essere applicati costi aggiuntivi se il cliente richiede che la trascrizione completata sia caricata su un CD-R e una o più copie inviate per posta a vari contatti all'interno dell'organizzazione del cliente. In genere, sono previsti costi associati alla preparazione, alla spedizione e alla gestione di ciascuno dei CDR prodotti a tale scopo.
Altri problemi possono anche avere un impatto sul prezzo di trascrizione. Richiedere un'elaborazione prioritaria della trascrizione, in cui un cliente desidera che la trascrizione sia completata e restituita in un periodo di tempo più breve, probabilmente invocherà un costo aggiuntivo di qualche tipo. Difficoltà insolite che ostacolano il processo di trascrizione, come una registrazione audio di scarsa qualità della riunione, possono anche comportare la valutazione di costi aggiuntivi. La maggior parte dei fornitori di servizi includerà un elenco di prezzi di trascrizione aggiuntivi per vari servizi e richieste che non sono inclusi nei prezzi di base per il lavoro. La revisione di tali costi aggiuntivi e la concessione di una certa indennità per tali costi aggiuntivi renderà molto più semplice il confronto del costo complessivo dell'utilizzo di vari servizi e consentirà al cliente di scegliere quello più conveniente.