Cosa fa uno specialista del controllo dei documenti?
Uno specialista del controllo dei documenti in genere trascorre gran parte del suo tempo a perfezionare la letteratura, i manuali e i materiali di istruzione che accompagnano i prodotti altamente tecnici. La maggior parte degli specialisti del controllo dei documenti lavora in settori come l'ingegneria o la produzione farmaceutica, dove il lavoro è complesso e il linguaggio semplice è una rarità. Istruzioni chiare e informazioni sull'uso del prodotto sono tuttavia indispensabili, ed è qui che entra in gioco lo specialista del controllo dei documenti. Questo professionista agisce essenzialmente come controllo di qualità per la letteratura e i testi rilasciati al pubblico. Il lavoro prevede principalmente conferme, immissione di dati e controlli di coerenza ad alto livello.
Nella maggior parte dei contesti, uno specialista del controllo dei documenti lavora come membro di un team di redazione tecnica. In sostanza, la scrittura tecnica cerca di catturare l'essenza di una procedura o di un prodotto, quindi di inquadrarla in un linguaggio più facilmente comprensibile per i consumatori. Ciò implica più che semplicemente descrivere e tradurre, comunque. Uno specialista del controllo dei documenti tecnici deve essere estremamente accurato e deve garantire l'uso di un linguaggio e di una codifica coerenti in tutti i materiali. Le informazioni pubblicate o distribuite che non possono essere facilmente comprese possono causare lesioni o abuso del prodotto, entrambi i quali possono avere conseguenze negative per il produttore.
La maggior parte di ciò su cui lavorano gli specialisti del controllo dei documenti sono i manuali di istruzioni e la documentazione tecnica che accompagna i prodotti elettronici e tecnologici. Quando il team di scrittura ha terminato di compilare queste informazioni, lo specialista del controllo dei documenti le esamina, cercando chiarezza e accuratezza. Ciò comporta spesso l'uso di un lessico specifico del settore con termini altamente tecnici. Tali termini devono essere definiti e utilizzati in modo coerente in tutti i materiali. Quando gli specialisti trovano errori o scoprono luoghi in cui sono necessari ulteriori chiarimenti, di solito inviano i documenti in questione al team di scrittura.
L'efficacia nei lavori specialistici di controllo documentale richiede generalmente un'attenta attenzione ai dettagli e un'attitudine per materiale complesso. Tuttavia, gli specialisti di solito non devono possedere molta competenza in materia. La maggior parte delle volte, gli specialisti di documenti sono autorizzati ad apprendere i dettagli del settore sul lavoro. Esistono eccezioni per i progetti nel campo della difesa militare e nazionale, perché questi specialisti di solito devono avere una conoscenza diretta delle parti che vengono costruite e descritte. Nella maggior parte degli altri contesti, tuttavia, una laurea, esperienza nella scrittura e nella redazione e forti capacità organizzative sono gli unici requisiti.
Al di fuori dell'ingegneria e della scienza, il termine "specialista del controllo dei documenti" viene talvolta, seppure raramente, applicato a dipendenti entry-level che spesso sono poco più che impiegati della posta. Questi dipendenti gestiscono l'afflusso di documenti, elaborano memo e ordinano la posta in entrata e in uscita. Questo tipo di professionista e quelli che lavorano nei livelli più alti della produzione hanno poco in comune a parte il titolo di lavoro.