Was macht ein Dokumentenkontrollspezialist?
Ein Spezialist für Dokumentenkontrolle verbringt in der Regel einen Großteil seiner Zeit mit der Feinabstimmung der Literatur, Handbücher und Anleitungen, die zu hochtechnischen Produkten gehören. Die meisten Spezialisten für Dokumentenkontrolle arbeiten in Branchen wie dem Maschinenbau oder der pharmazeutischen Fertigung, in denen die Arbeit komplex und die einfache Sprache eine Seltenheit ist. Klare Anweisungen und Informationen zum Produktgebrauch sind jedoch unabdingbar. Hier kommt der Dokumentenkontrollspezialist ins Spiel. Dieser Fachmann fungiert im Wesentlichen als Qualitätskontrolle für Literatur und Texte, die für die Öffentlichkeit freigegeben werden. Die Aufgabe umfasst hauptsächlich die Bestätigung, Dateneingabe und Konsistenzprüfung auf hohem Niveau.
In den meisten Fällen arbeitet ein Spezialist für Dokumentenkontrolle als Mitglied eines Teams für technisches Schreiben. Technisches Schreiben versucht grundsätzlich, die Essenz eines Verfahrens oder Produkts zu erfassen und in eine Sprache zu fassen, die von den Verbrauchern besser verstanden wird. Dies beinhaltet jedoch mehr als nur das Beschreiben und Übersetzen. Ein Fachmann für technische Dokumentenkontrolle muss äußerst genau sein und sicherstellen, dass im gesamten Material eine einheitliche Sprache und Kodierung verwendet wird. Nicht leicht verständliche Informationen, die veröffentlicht oder verbreitet werden, können zu Verletzungen oder Produktmissbrauch führen. Beides kann negative Folgen für den Hersteller haben.
Das meiste, woran Spezialisten für Dokumentenkontrolle arbeiten, sind Bedienungsanleitungen und technische Dokumentationen, die elektronische und technologische Produkte begleiten. Nachdem das Redaktionsteam diese Informationen zusammengestellt hat, überprüft der Dokumentenkontrollspezialist sie auf Klarheit und Richtigkeit. Dabei wird häufig ein spezielles branchenspezifisches Lexikon mit hochtechnischen Begriffen verwendet. Diese Begriffe müssen im gesamten Material einheitlich definiert und verwendet werden. Wenn Spezialisten Fehler finden oder Stellen entdecken, an denen weitere Abklärungen erforderlich sind, senden sie die betreffenden Dokumente in der Regel an das Redaktionsteam zurück.
Die Effektivität bei Dokumentenprüfungsaufgaben erfordert im Allgemeinen viel Liebe zum Detail und ein Gespür für komplexes Material. Fachleute müssen jedoch in der Regel nicht über viel Fachwissen verfügen. In den meisten Fällen können Dokumentenspezialisten die Besonderheiten der Branche bei der Arbeit kennenlernen. Ausnahmen bestehen für Projekte im militärischen und nationalen Verteidigungsbereich, da diese Spezialisten in der Regel über Kenntnisse der zu bauenden und zu beschreibenden Teile aus erster Hand verfügen müssen. In den meisten anderen Kontexten sind jedoch ein Bachelor-Abschluss, Erfahrung im Schreiben und Redigieren sowie ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten die einzigen Voraussetzungen.
Außerhalb der Ingenieurwissenschaften und der Naturwissenschaften wird der Begriff "Spezialist für Dokumentenkontrolle" manchmal, wenn auch selten, für Einsteiger verwendet, die häufig nur wenig mehr als Postangestellte sind. Diese Mitarbeiter kümmern sich um den Dokumentenfluss, bearbeiten Memos und sortieren ein- und ausgehende Post. Abgesehen von der Berufsbezeichnung haben diese Art von Fachleuten und diejenigen, die in den obersten Ebenen des verarbeitenden Gewerbes arbeiten, wenig gemeinsam.