Que fait un spécialiste du contrôle des documents?
Un spécialiste en contrôle de documents consacre généralement une grande partie de son temps à la mise au point de la littérature, des manuels et du matériel didactique accompagnant des produits hautement techniques. La plupart des spécialistes du contrôle des documents travaillent dans des industries telles que l'ingénierie ou la fabrication de produits pharmaceutiques, où le travail est complexe et le langage simple est une rareté. Des instructions claires et des informations sur l'utilisation du produit sont impératives, cependant, et c'est là que le spécialiste en contrôle de documents intervient. Ce professionnel agit essentiellement en tant que contrôle de la qualité de la littérature et des textes qui sont rendus publics. Le travail consiste principalement en une corroboration, une saisie de données et des contrôles de cohérence à un niveau élevé.
Dans la plupart des contextes, un spécialiste du contrôle des documents travaille en tant que membre d'une équipe de rédaction technique. La rédaction technique cherche essentiellement à saisir l’essence d’une procédure ou d’un produit, puis à la formuler dans un langage plus compréhensible par les consommateurs. Cela implique cependant plus que la simple description et traduction. Un spécialiste du contrôle de documents techniques doit être extrêmement précis et veiller à ce qu'un langage et un codage uniformes soient utilisés dans l'ensemble des documents. Les informations publiées ou diffusées qui sont difficiles à comprendre peuvent entraîner des blessures ou une mauvaise utilisation du produit, ce qui peut avoir des conséquences négatives pour le fabricant.
Les spécialistes du contrôle des documents travaillent principalement aux manuels d’instructions et à la documentation technique accompagnant les produits électroniques et technologiques. Lorsque l'équipe chargée de la rédaction a fini de compiler ces informations, le spécialiste du contrôle des documents les revoit à la recherche de clarté et de précision. Cela implique souvent l'utilisation d'un lexique spécial de termes hautement techniques, spécifique à une industrie. Ces termes doivent être définis et utilisés de manière cohérente dans tous les documents. Lorsque des spécialistes découvrent des erreurs ou découvrent des endroits où davantage de précisions sont nécessaires, ils renvoient généralement les documents en question à l'équipe de rédaction.
L’efficacité des tâches de spécialiste en contrôle de documents nécessite généralement une attention particulière aux détails et une aptitude aux documents complexes. Toutefois, les spécialistes n’ont généralement pas besoin de posséder beaucoup d’expertise en la matière. La plupart du temps, les spécialistes des documents sont autorisés à apprendre les rouages de l'industrie sur le tas. Des exceptions existent pour les projets dans les domaines de l'armée et de la défense nationale, car ces spécialistes doivent généralement avoir une connaissance directe des pièces en cours de construction et de description. Dans la plupart des autres contextes, toutefois, un baccalauréat, une expérience en rédaction et en révision et de solides compétences organisationnelles sont les seules exigences.
En dehors des domaines de l’ingénierie et des sciences, l’expression «spécialiste du contrôle des documents» s’applique parfois, bien que rarement, aux employés débutants qui sont souvent un peu plus que des commis au courrier. Ces employés traitent l’afflux de documents, traitent les mémos et trient le courrier entrant et sortant. Ce type de professionnel et ceux qui travaillent dans les plus hauts niveaux de la fabrication ont peu de points communs en dehors du titre du poste.