Wat doet een documentcontrolespecialist?
Een documentcontrolespecialist besteedt meestal veel van zijn of haar tijd aan het verfijnen van de literatuur, handleidingen en instructiematerialen die bij zeer technische producten horen. De meeste specialisten op het gebied van documentcontrole werken in industrieën zoals engineering of farmaceutische productie, waar het werk complex is en eenvoudige taal een zeldzaamheid is. Duidelijke instructies en informatie over het gebruik van het product zijn echter absoluut noodzakelijk, en dat is waar de specialist in documentcontrole binnenkomt. Deze professional fungeert in wezen als kwaliteitscontrole voor literatuur en teksten die voor het publiek worden vrijgegeven. De taak bestaat voornamelijk uit bevestiging, gegevensinvoer en consistentiecontroles op hoog niveau.
In de meeste contexten werkt een specialist voor documentbeheer als lid van een technisch schrijfteam. Technisch schrijven beoogt in feite de essentie van een procedure of product vast te leggen en het vervolgens te kaderen in een taal die de consument gemakkelijker begrijpt. Dit omvat echter meer dan alleen beschrijven en vertalen. Een specialist op het gebied van technisch documentbeheer moet uiterst nauwkeurig zijn en ervoor zorgen dat in alle materialen consistente taal en codering wordt gebruikt. Informatie die wordt gepubliceerd of verspreid die niet gemakkelijk te begrijpen is, kan leiden tot letsel of misbruik van het product, die beide negatieve gevolgen kunnen hebben voor de fabrikant.
Het belangrijkste waaraan specialisten op het gebied van documentcontrole werken, zijn de handleidingen en technische documentatie die bij elektronische en technologische producten worden geleverd. Wanneer het schrijfteam klaar is met het verzamelen van deze informatie, beoordeelt de specialist in documentcontrole deze op zoek naar duidelijkheid en nauwkeurigheid. Dit omvat vaak het gebruik van een speciaal branchespecifiek lexicon met zeer technische termen. Die termen moeten worden gedefinieerd en consistent worden gebruikt in alle materialen. Wanneer specialisten fouten vinden of plaatsen ontdekken waar meer opheldering nodig is, sturen ze de betreffende documenten meestal terug naar het schrijfteam.
Effectiviteit in gespecialiseerde documentbeheertaken vereist doorgaans veel aandacht voor detail en een aanleg voor complex materiaal. Specialisten hoeven echter meestal niet over veel vakkennis te beschikken. Meestal mogen documentspecialisten tijdens hun werk de ins en outs van de branche leren kennen. Uitzonderingen bestaan voor projecten in de militaire en nationale defensie-arena, omdat deze specialisten meestal uit eerste hand kennis moeten hebben van de onderdelen die worden gebouwd en beschreven. In de meeste andere contexten zijn echter een bachelor's degree, ervaring met schrijven en bewerken en sterke organisatorische vaardigheden de enige vereisten.
Buiten engineering en wetenschap wordt de term 'documentcontrolespecialist' soms, zij het zelden, toegepast op instapmedewerkers die vaak weinig meer zijn dan postbeambten. Deze medewerkers zorgen voor de instroom van documenten, verwerken memo's en sorteren inkomende en uitgaande post. Dit soort professionals en degenen die in de top van de productie werken, hebben weinig gemeen, afgezien van de functie.