Quali sono i diversi tipi di software della segreteria telefonica?
I diversi tipi di software della segreteria telefonica sono per lo più definiti dalle funzionalità che offrono. Questi includono la lunghezza del messaggio che il software è in grado di registrare e una qualità audio che a volte è significativamente migliore rispetto a quanto è possibile con una segreteria telefonica standard. Alcuni software sono anche in grado di ordinare i messaggi in arrivo in varie cartelle per stabilire le priorità. Ancora altri software hanno una funzione fax inclusa.
La premessa di base dell'utilizzo del software anziché di una macchina fisica per rispondere alle chiamate telefoniche e registrare messaggi offre molti vantaggi. Il software della segreteria telefonica è in grado di manipolare i dati in arrivo in modi impossibili per una macchina dedicata. L'interfaccia dell'utilizzo del software effettivo anziché di una macchina con solo pochi pulsanti offre anche il vantaggio di poter interagire in un modo più complesso. Con lo sviluppo delle chiamate VoIP (Voice over Internet Protocol), una segreteria telefonica basata su software diventa un'opzione ancora più interessante.
Una delle funzionalità più efficaci di tutti i software della segreteria telefonica è la capacità di registrare quanti più dati audio può contenere un dispositivo di archiviazione. La qualità audio potrebbe anche essere migliore, poiché i dati digitali non si degradano nel tempo come una cassetta. Avere una registrazione digitale di un messaggio significa anche che la riproduzione può essere controllata, consentendo all'ascoltatore di saltare un messaggio o archiviarlo per un successivo ascolto.
Un'altra caratteristica di alcuni tipi di software della segreteria telefonica è la possibilità di ordinare i messaggi in arrivo in cartelle speciali. Ciò consente di collocare i messaggi di chiamanti sconosciuti in una cartella, mentre le chiamate di amici noti possono essere inserite in un'altra cartella, consentendo all'utente di stabilire le priorità di ciò che deve essere ascoltato per primo. Alcuni software consentono persino la ricezione e l'ordinamento di messaggi di testo e con disegno.
A seconda del tipo di connessione Internet, alcuni tipi di software della segreteria telefonica possono essere configurati per inviare avvisi ad altri dispositivi o account e-mail. Il software può prendere un messaggio e quindi inviare un avviso e-mail a un indirizzo e-mail di lavoro con i dettagli di chi ha chiamato e quanto tempo dura il messaggio. Potrebbe anche includere la possibilità di inviare messaggi di testo tramite un'interfaccia web.
Esistono tipi specifici di software della segreteria telefonica che tentano di essere più di un semplice software di registrazione. Ciò può includere un programma che ha anche il riconoscimento vocale, consentendo la navigazione dei controlli esclusivamente tramite comandi vocali. Alcuni programmi integrano anche una funzione di composizione del telefono in modo che, una volta ascoltato un messaggio, il numero di telefono possa essere ricomposto su richiesta per avviare una chiamata.
Esistono anche tipi di software della segreteria telefonica che integrano altre opzioni, come la possibilità di ricevere una trasmissione fax. Lo stesso tipo di software potrebbe anche includere la possibilità di inviare un fax. Integrando le capacità di una segreteria telefonica, l'accesso a una linea telefonica in diretta e la potenza di un software per computer completamente personalizzabile, esiste una combinazione illimitata di funzioni che possono essere utilizzate dal software della segreteria telefonica.