自動受付とは何ですか？

自動応答は、電話に応答し、発信者に事前に録音されたメッセージを再生するコンピューター化されたシステムです。 この事前に録音されたメッセージは、通常、発信者にオプションのリストを提供し、タッチトーン電話のキーパッドを介して、または場合によっては電話に話しかけることによって、好みを選択できるようにします。 発信者がこの方法で提供する情報に基づいて、自動受付は適切な内線番号に通話を転送します。 場合によっては、自動アテンダントがライブオペレーターに連絡するオプションも提供します。

数年前、個人が会社に連絡するとき、彼は生きている人に連絡し、彼は質問をして電話をかけました。 コールに応答できる個人がビジーであった場合、発信者は保留になるか、別の時間にコールバックする必要があります。 一部の企業は、より多くの電話に応答し、より迅速に支援を提供する目的で、多くの異なる人々を雇用しました。 しかし、今日では、多くの企業が自動受付を使用して顧客の電話に対応しています。 これらのコンピューター化されたシステムは、生きている人が行うのと同じ基本的なタスクを実行し、他の内線に通話をルーティングします。

ライブオペレーターのように、自動受付は発信者からの入力に依存して、通話を適切にルーティングします。 多くの場合、人が行うことができる各選択はキーパッド上の番号に関連付けられ、自動受付は発信者が選択できるように選択メニューを提供します。 単純な音声応答も認識できるものもあります。 また、これらのシステムの多くは、すべてのメニュー選択を聞くのではなく、会いたい人の内線番号を知っている発信者がすぐに入力できるようにします。 また、発信者が「オペレータ」と発声したり、特定の番号をダイヤルしたりして、代わりにライブオペレータに連絡できるようにするものもあります。

自動アテンダントは便利であることがわかりますが、自動アテンダントはそれを使用する人に常に好評を博しているわけではありません。 自動アテンダントを使用する会社の顧客やクライアントは、それがもたらす課題のためにイライラしたり怒ったりすることがあります。 たとえば、提示された選択が発信者のニーズに合わない場合や、システムが発信者の要求を認識できない場合があります。 場合によっては、発信者が間違えて間違ったボタンを押し、コールのルーティングに遅延が生じることがあります。 緊急の問題で電話をかけ、コンピュータ化されたシステムのために助けを得るのが遅れる場合、個人は自動アテンダントにイライラすることさえあるかもしれません。