幹事は何をしますか

ジュニアセクレタリーの職務は、彼または彼女が働いている会社や他の従業員の数によって異なります。 これは入門レベルの管理アシスタントの仕事ですが、多くの人が経験や教育をほとんど受けることなくこのポジションで仕事を始めることができます。これは大きなメリットです。 ほとんどの場合、ジュニアセクレタリーはシニアポジションのセクレタリーに報告し、オフィス周辺の多数のタスクを割り当てられます。 これには、電話への応答、入ってくるクライアントへの挨拶、ファイルの整理が含まれます。 一部のジュニアセクレタリーは、オフィスでの清掃とトイレの清掃も担当しています。

通常、次席秘書の日々の責任は、オフィスが効率的かつ正常に運営されるようにすることを中心に展開されます。 電話に応答し、発信者を適切な人に向けることは、多くの場合その日の大部分です。 ジュニアセクレタリーは、電子メールへの返信、および毎日物理的なメールを受信して​​分類し、正しい場所に送信する責任を負います。 オフィスマシンを使用してコピーを作成したり、メモを配布したり、手紙を作成したりすることも仕事のもう1つの重要な部分です。

ウォークイン顧客への挨拶、または質問への回答や事務処理の記入を支援することも、次席秘書の職務の一部です。 人柄を持ち、常にプロフェッショナルな態度で見て行動することが重要です。 一部のオフィスでは、秘書は人々がドアを通り抜けたときに最初に目にする人かもしれないので、これは特に重要です。 その結果、次席秘書もオフィスの外観を維持する責任を負います。 書類を提出し、物事を整理整頓し、エリアを清潔に保ちます。

一部の秘書も事務用品の保守を担当する場合があります。 たとえば、次席秘書が在庫を取り、必要に応じて追加の備品を注文するように要求される場合があります。 基本的なタスクで成功した秘書には、たとえば、会議のスケジュールや計画、会議議事録の作成、レポートの準備などの追加の責任が与えられます。 一般的に、ジュニア秘書は仕事の経験と追加のオフィススキルを獲得するため、昇進の資格があり、このタイプの仕事に興味を持つ多くの人々にとって有益なキャリアパスになります。