ジュニア秘書は何をしますか？

ジュニア秘書の職務は、彼または彼女が働いている会社と他の従業員の数によって異なる場合があります。これはエントリーレベルの管理アシスタントジョブですが、多くの人々がこのポジションで開始することができ、経験や教育はほとんどありませんが、これは大きなメリットです。ほとんどの場合、副秘書は上級職の秘書に報告し、オフィスの周りに多数のタスクが割り当てられます。これには、電話に応答し、クライアントが入ってきたときに挨拶し、ファイルを整理したままにすることが含まれます。一部のジュニア秘書は、オフィスでの掃除やトイレも清潔に保つ責任があります。

通常、副長官の毎日の責任は、オフィスが効率的かつ成功することを確認することを中心に展開します。電話に応答し、発信者を適切な人に誘導することは、多くの場合、その日の大きな部分です。ジュニア秘書は、電子メールに返信したり、受信したりする責任がある場合もあります物理的なメールを毎日並べ替えて、正しい場所に送信します。オフィス機械を使用してコピーを作成したり、メモを配布したり、文字を作成したりすることは、ジョブのもう1つの重要な部分であるため、このポジションの個人は、優れたコミュニケーションとタイピングスキル、およびオフィステクノロジーの理解を持つ必要があります。

ウォークインの顧客に挨拶したり、質問に答えたり書類に記入したりするのを支援することも、秘書の職務責任の一部である可能性があります。魅力的であり、常に専門的な方法で見て行動することが重要です。一部のオフィスでは、秘書は、彼らがドアを通り抜けるときに人々が最初に見る人かもしれませんので、これは特に重要です。その結果、ジュニア秘書は、オフィスの出現を維持する責任があるかもしれません。書類を提出し、物事をきれいで整頓し、領域を清潔に保つ。

いくつか秘書は、事務所の供給を維持する責任もあるかもしれません。たとえば、在庫を採用し、必要に応じて追加の供給を注文するように要求される場合があります。基本的なタスクで成功した秘書には、たとえば、スケジューリングや計画や会議の数分やレポートの準備などの追加の責任が与えられる場合があります。一般的に、ジュニア秘書は、仕事の経験と追加のオフィススキルを獲得するため、プロモーションの資格があり、この種の仕事に興味のある多くの人々にとって収益性の高いキャリアパスになります。