Hvad gør en juniorsekretær?
En juniorsekretærs jobopgaver kan variere afhængigt af det firma, han eller hun arbejder for, samt antallet af andre ansatte. Dette er et administrativt assistentjob på entry-level, men så mange mennesker er i stand til at starte i denne stilling med meget lidt erfaring eller uddannelse, hvilket er en stor fordel. I de fleste tilfælde rapporterer en juniorsekretær til en sekretær i en ledende stilling og tildeles adskillige opgaver rundt om på kontoret. Dette kan omfatte besvarelse af telefoner, hilsen til kunder, når de kommer ind, og at organisere filer. Nogle juniorsekretærer er også ansvarlige for rengøring på kontoret og også at holde toiletterne rene.
Typisk drejer det daglige ansvar for en juniorsekretær sig omkring at sikre, at kontoret fungerer effektivt og med succes. Det er ofte en stor del af dagen at besvare telefoner og dirigere opkald til den rette person. En juniorsekretær kan også være ansvarlig for at svare på e-mail, samt modtagelse og sortering af fysisk post hver dag for at sende den til det rigtige sted. Brug af kontormaskiner til at fremstille kopier, distribuere memoer eller komponere breve er en anden vigtig del af jobbet, så en person i denne position skal have fremragende kommunikations- og skrivefærdigheder samt en forståelse af kontorteknologi.
At hilse walk-in-kunder eller hjælpe dem med at besvare spørgsmål eller udfylde papirarbejde kan også være en del af jobansvaret for en juniorsekretær. Det er vigtigt at være nacn og altid at se og opføre sig på en professionel måde. I nogle kontorer kan sekretæren muligvis være den første person, folk ser, når de går gennem døren, så dette er især vigtigt. Som et resultat kan juniorsekretæren også være ansvarlig for at bevare kontorets udseende; arkivering af papirarbejde, holde tingene pæne og ryddelige og holde områderne rene.
Nogle sekretærer kan også være ansvarlige for vedligeholdelse af kontorartikler. En juniorsekretær kan muligvis blive bedt om at foretage opgørelse for eksempel og foretage en ordre for yderligere forsyninger efter behov. Sekretærer, der lykkes med deres grundlæggende opgaver, kan få yderligere ansvar, såsom planlægning og planlægning af møder, eller tage mødeprotokoller og udarbejde rapporter, for eksempel. Generelt er juniorsekretærer berettigede til forfremmelser, da de får erhvervserfaring og yderligere kontorfærdigheder, hvilket gør dette til en rentabel karrierevej for mange mennesker, der er interesseret i denne type arbejde.