Co robi młodszy sekretarz?
Obowiązki zawodowe młodszego sekretarza mogą się różnić w zależności od firmy, dla której pracuje, a także liczba innych pracowników. Jest to praca administracyjna na poziomie podstawowym, jednak wiele osób jest w stanie zacząć na tym stanowisku z bardzo małym doświadczeniem lub edukacją, co jest wielką korzyścią. W większości przypadków młodszy sekretarz zgłosi się do sekretarza na starszym stanowisku i otrzyma liczne zadania w biurze. Może to obejmować odbieranie telefonów, witając klientów, gdy wchodzą, i organizowane pliki. Niektórzy młodsi sekretarze są również odpowiedzialni za sprzątanie w biurze i utrzymanie toalety również w czystości.
Zazwyczaj codzienne obowiązki młodszego sekretarza obracają się wokół, upewniając się, że biuro działało wydajnie i skutecznie. Odpowiedź na telefony i kierowanie dzwoniącymi do właściwej osoby jest często dużą częścią dnia. Młodszy sekretarz może być również odpowiedzialny za odpowiedź na e -mail, a także otrzymaniei sortowanie poczty fizycznej codziennie, aby wysłać ją do właściwego miejsca. Korzystanie z maszyn biurowych do tworzenia kopii, dystrybucji notatek lub tworzenia listów jest kolejną ważną częścią pracy, więc osoba na tej pozycji powinna mieć doskonałe umiejętności komunikacyjne i pisania, a także zrozumienie technologii biurowej.
Powitanie klientów lub pomaganie im w odpowiadaniu na pytania lub wypełnianiu dokumentów, może również być częścią obowiązków zawodowych młodszego sekretarza. Ważne jest, aby być przystojnym i zawsze patrzeć i zachowywać się w profesjonalny sposób. W niektórych biurach Sekretarz może być pierwszą osobą, którą ludzie widzą, gdy przechodzą przez drzwi, więc jest to szczególnie ważne. W rezultacie młodszy sekretarz może być również odpowiedzialny za utrzymanie pojawienia się biura; Składanie dokumentów, utrzymanie sytuacji schludnych i uporządkowanych oraz utrzymanie obszarów w czystości.
niektóreSekretarze mogą być również odpowiedzialni za utrzymanie materiałów biurowych. Młodszy sekretarz może zostać poproszony na przykład o wykonanie zapasów i złożenie zamówienia na dodatkowe dostawy, ponieważ są one potrzebne. Sekretarze, którzy odnieśli sukces w podstawowych zadaniach, mogą otrzymywać dodatkowe obowiązki, takie jak planowanie i planowanie spotkań lub na przykład przyjmowanie minut spotkania i przygotowywanie raportów. Ogólnie rzecz biorąc, młodsi sekretarze kwalifikują się do promocji, ponieważ zdobywają doświadczenie zawodowe i dodatkowe umiejętności biurowe, dzięki czemu jest to opłacalna ścieżka kariery dla wielu osób zainteresowanych tego rodzaju pracą.