Co dělá mladý tajemník?

Pracovní povinnosti juniorského sekretáře se mohou lišit v závislosti na společnosti, pro kterou pracuje, a na počtu dalších zaměstnanců. Jde však o práci asistenta na základní úrovni, takže mnoho lidí je schopno nastoupit na tuto pozici s velmi malými zkušenostmi nebo vzděláním, což je velká výhoda. Ve většině případů bude podřízený tajemník podřízen tajemníkovi na vyšší pozici a bude mu v kanceláři přiděleno mnoho úkolů. To může zahrnovat přijímání telefonů, pozdrav klientů při jejich vstupu a udržování organizace souborů. Někteří pomocní sekretáři jsou také zodpovědní za úklid v kanceláři a také udržování toalety čisté.

Obvykle se bude každodenní odpovědnost juniorského sekretáře otáčet a zajistit, aby kancelář fungovala efektivně a úspěšně. Přijímání telefonů a směrování volajících ke správné osobě je často velkou částí dne. Pomocný sekretář může být rovněž odpovědný za odpovědi na e-mail a za příjem a třídění fyzické pošty každý den, aby ji odeslal na správné místo. Použití kancelářské techniky k vytváření kopií, distribuci poznámek nebo psaní dopisů je další důležitou součástí práce, takže jednotlivec v této pozici by měl mít vynikající komunikační a psací dovednosti, jakož i porozumění kancelářské technologii.

Součástí pracovních povinností juniorského sekretáře by mohlo být i pozdravování zákazníků, kteří jim pomáhají při odpovídání na otázky nebo vyplňování papírování. Je důležité být osobní a vždy vypadat a chovat se profesionálně. V některých kancelářích může být sekretářkou první osoba, kterou lidé uvidí, když projdou dveřmi, což je zvlášť důležité. V důsledku toho může být za udržování vzhledu kanceláře odpovědný i pomocný tajemník; podání papírování, udržování věcí v čistotě a pořádku a udržování čistoty oblastí.

Někteří tajemníci mohou být také zodpovědní za údržbu kancelářských potřeb. Například může být požádán pomocný sekretář, aby provedl inventarizaci a aby vydal další zásoby podle potřeby. Sekretářům, kteří uspějí v plnění svých základních úkolů, mohou být přiděleny další povinnosti, například plánování a plánování schůzek nebo pořizování zápisů z jednání a příprava zpráv. Obecně platí, že pomocní sekretáři jsou způsobilí pro povýšení, protože získávají pracovní zkušenosti a další kancelářské dovednosti, díky čemuž je to pro mnoho lidí, kteří se zajímají o tuto práci, ziskovou cestou.