Co dělá juniorský sekretář?

Pracovní povinnosti juniorského tajemníka se mohou lišit v závislosti na společnosti, pro kterou pracuje, a také na počtu dalších zaměstnanců. Jedná se o práci na základní úrovni administrativního asistenta, ale mnoho lidí je schopno začít v této pozici s velmi malými zkušenostmi nebo vzděláváním, což je velká přínos. Ve většině případů se sekretářka juniorů podá sekretáře na vyšší pozici a bude jim přidělena řada úkolů v okolí kanceláře. To může zahrnovat zodpovězení telefonů, pozdravení klientů, jak přicházejí, a udržování organizovaných souborů. Někteří juniorští tajemníci jsou také zodpovědní za čištění v kanceláři a udržují to také čisté toalety.

Obvykle se denní povinnosti juniorského sekretáře točí kolem zajištění toho, aby kancelář běžela efektivně a úspěšně. Odpověď na telefony a nasměrování volajících na správnou osobu je často velkou součástí dne. Za odpověď na e -mail a za přijetí může být rovněž odpovědný sekretář juniorůa třídění fyzické pošty každý den, abyste ji poslali na správné místo. Další důležitou součástí úlohy je použití kancelářských strojů k vytváření kopií, distribuce poznámek nebo dopisů, takže jednotlivec v této pozici by měl mít vynikající komunikační a psací dovednosti a také porozumění kancelářské technologii.

Zdravím zákazníky, nebo jim pomáhat při zodpovězení otázek nebo vyplňování papírování, může být také součástí pracovních povinností juniorského sekretáře. Je důležité být osobně a vždy se dívat a chovat se profesionálním způsobem. V některých kancelářích může být tajemníkem první osobou, kterou lidé vidí, když procházejí dveřmi, takže je to obzvláště důležité. Výsledkem je, že juniorský sekretář může být také zodpovědný za udržování vzhledu kanceláře; Podávání papírování, udržování věcí čistých a uklizených a udržování čistých oblastí.

NěkteříTajemníci mohou být také zodpovědní za údržbu kancelářských potřeb. Například může být požádán o sekretářka juniorů, aby přijala zásoby a aby byla vydána do příkazu k dalším dodávkám, jak jsou potřebné. Tajemníkům, kteří uspějí ve svých základních úkolech, mohou mít například další povinnosti, jako je naplánování a plánovací schůzky nebo při přípravě zpráv a přípravy zpráv. Obecně platí, že juniorští tajemníci jsou způsobilí pro propagační akce, protože získávají pracovní zkušenosti a další kancelářské dovednosti, což z něj činí ziskovou kariérní cestu pro mnoho lidí, kteří se zajímají o tento typ práce.