Hva gjør en juniorsekretær?

jobboppgavene til en juniorsekretær kan variere avhengig av selskapet som han eller hun jobber, samt antall andre ansatte. Dette er en administrativ assistentjobb på inngangsnivå, men så mange mennesker kan starte i denne stillingen med veldig liten erfaring eller utdanning, noe som er en stor fordel. I de fleste tilfeller vil en juniorsekretær rapportere til en sekretær i en ledende stilling, og vil bli tildelt mange oppgaver rundt kontoret. Dette kan innebære å svare på telefoner, hilse klienter når de kommer inn og holde filer organisert. Noen juniorsekretærer er også ansvarlige for rengjøring på kontoret, og holder toalettene også rene.

Vanligvis vil det daglige ansvaret til en juniorsekretær dreie seg om å sørge for at kontoret kjører effektivt og vellykket. Å svare på telefoner og lede innringere til den rette personen er ofte en stor del av dagen. En juniorsekretær kan også være ansvarlig for å svare på e -post, samt mottaog sortere fysisk post hver dag for å sende den til riktig sted. Å bruke kontormaskiner for å lage kopier, distribuere memoer eller komponere brev er en annen viktig del av jobben, så en person i denne posisjonen skal ha utmerkede kommunikasjons- og skriveferdigheter, samt forståelse av kontorteknologi.

Hilsen walk-in-kunder, eller hjelpe dem med å svare på spørsmål eller fylle ut papirer, kan også være en del av jobbansvaret til en juniorsekretær. Det er viktig å være personable, og alltid se og oppføre seg på en profesjonell måte. På noen kontorer kan sekretæren være den første personen folk ser når de går gjennom døra, så dette er spesielt viktig. Som et resultat kan juniorsekretæren også være ansvarlig for å opprettholde kontorets utseende; arkivere papirer, holde ting ryddige og ryddige, og holde områdene rene.

noenSekretærer kan også være ansvarlige for å opprettholde kontorrekvisita. En juniorsekretær kan for eksempel bli bedt om å ta varebeholdning, og for å sette inn en ordre om ytterligere forsyninger som de trengs. Sekretærer som lykkes med sine grunnleggende oppgaver, kan få ytterligere ansvar som planlegging og planleggingsmøter, eller ta møte minutter og utarbeide rapporter, for eksempel. Generelt er juniorsekretærer kvalifisert for kampanjer når de får arbeidserfaring og ytterligere kontorferdigheter, noe som gjør dette til en lønnsom karrierevei for mange mennesker som er interessert i denne typen arbeid.