Hva gjør en juniorsekretær?

Stillingsoppgavene til en sekretær for ungdom kan variere avhengig av selskapet han eller hun jobber for, samt antall andre ansatte. Dette er en administrativ assistentjobb på entry-level. Imidlertid er det slik at mange mennesker kan begynne i denne stillingen med svært liten erfaring eller utdanning, noe som er en stor fordel. I de fleste tilfeller vil en juniorsekretær rapportere til en sekretær i en seniorstilling, og vil bli tildelt mange oppgaver rundt kontoret. Dette kan innebære å svare på telefoner, hilse på klienter når de kommer inn og holde filer organisert. Noen juniorsekretærer er også ansvarlige for rengjøring på kontoret, og også for å holde toalettene rene.

Vanligvis vil det daglige ansvaret til en juniorsekretær dreie seg om å sørge for at kontoret fungerer effektivt og vellykket. Det er ofte en stor del av dagen å svare telefoner og henvise innringere til den rette personen. En juniorsekretær kan også være ansvarlig for å svare på e-post, samt motta og sortere fysisk post hver dag for å sende den til riktig sted. Å bruke kontormaskiner for å lage kopier, distribuere notater eller skrive bokstaver er en annen viktig del av jobben, så en person i denne stillingen bør ha utmerkede kommunikasjons- og skriveferdigheter, samt forståelse for kontorteknologi.

Å hilse på walk-in-kunder, eller hjelpe dem med å svare på spørsmål eller fylle ut papirer, kan også være en del av jobbansvaret til en juniorsekretær. Det er viktig å være omgjengelig, og å alltid se og oppføre seg på en profesjonell måte. På noen kontorer kan sekretæren være den første personen ser når de går gjennom døren, så dette er spesielt viktig. Som et resultat kan juniorsekretæren også være ansvarlig for å opprettholde utseendet på kontoret; arkivering av papirarbeid, holde ting pent og ryddig, og holde områdene rene.

Noen sekretærer kan også være ansvarlige for å opprettholde kontorrekvisita. En juniorsekretær kan bli bedt om å ta inventar, for eksempel og legge inn en bestilling på ytterligere forsyninger etter behov. Sekretærer som lykkes med sine grunnleggende oppgaver kan tillegges ytterligere ansvar som planlegging og planlegging av møter, eller ta møteprotokoller og utarbeide rapporter, for eksempel. Generelt er juniorsekretærer kvalifisert for kampanjer da de får arbeidserfaring og ytterligere kontorferdigheter, noe som gjør dette til en lønnsom karrierevei for mange interesserte i denne typen arbeid.