디지털 파일링 시스템의 이점은 무엇입니까?

디지털 파일링 시스템의 이점은 많으며 회사에 대한 비용 절감, 환경에 대한 혜택, 정렬 및 찾기의 용이성 증가 및 문서 이동을 포함합니다. 디지털 파일링 시스템을 설립하는 초기 프로세스는 조금 더 어려울 수 있지만 많은 사무실에서 종이없는 사무실이나 반 끝이없는 사무실이 시간이 지남에 따라 회사에 유리하다는 것을 알게됩니다. 이와 같은 디지털 제출 시스템의 또 다른 장점 중 하나는 종이 제출 시스템에 문서를 저장할 수있는 많은 공간이 필요하지 않기 때문에 사무실이 더 작은 환경에서 운영 할 수 있다는 것입니다.

종이 문서가 컴퓨터로 스캔되거나 단순히 컴퓨터에서 단순히 생성되는 디지털 제출 시스템은 여러 가지 사무실 환경에서 설정할 수 있습니다. 필요한 경우 고객에게 우편으로 우송 할 수있는 문서를 인쇄 할 수 있지만, 그렇지 않으면 사무실 직원은 T를 필요로하지 않고 컴퓨터의 문서에 액세스 할 수 있습니다.o 폐지. 종이 및 프린터 사용을 줄이면 회사에 많은 돈이 절약 될 수 있습니다. 또한 환경에 훨씬 더 유익합니다. 사무실이 대부분의 논문을 재활용하더라도 종이 생산은 여전히 ​​환경에 해를 끼칩니다.

디지털 파일링 시스템의 저장은 전적으로 하드 드라이브에서 이루어집니다. 이를 통해 수천 개의 문서를 하나의 작은 지역에 저장하여 소중한 사무실 공간을 절약 할 수 있습니다. 하드 드라이브는 스토리지 크기가 계속 증가하고 물리적 크기가 감소하는데 이는 또 다른 이점입니다. 또한, 보안 목적으로 별도의 위치의 수많은 다른 하드 드라이브에 문서 사본을 백업 할 수 있으며, 암호 및 암호화와 같은 도구를 사용하여보다 안전하게 만들 수 있습니다. 문서를 검색하고 가져 오는 것이 훨씬 쉬워집니다.

하드 드라이브에서 검색을 수행하는 것은 일반적으로 최대 만 소요됩니다.몇 분. 그런 다음 문서에 쉽게 액세스하고 필요에 따라 수정, 이메일 또는 인쇄 할 수 있습니다. 일부 회사는 완전히 종이가 없어 질 수는 없지만 디지털 제출 시스템을 사용하여 새로운 문서를 저장하는 등 종이 사용을 줄이면 차이를 만들 수 있습니다. 디지털 파일링 시스템을 구현하려는 사무실은 스캐너와 같은 추가 도구를 가져와야하며 문서를 디지털 형태로 변환하는 데 상당한 시간이 걸릴 수 있지만 시스템이 설정되면 유지 관리가 비교적 쉬워집니다.

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