디지털 파일링 시스템의 장점은 무엇입니까?

디지털 파일링 시스템의 이점은 많으며 회사 비용 절감, 환경 혜택, 정렬 및 찾기 용이성 향상 및 문서 이동이 포함됩니다. 디지털 파일링 시스템을 설정하는 초기 프로세스는 다소 어려울 수 있지만 많은 사무실에서는 종이없는 사무실 또는 반 종이없는 사무실이 시간이 지남에 따라 회사에 도움이된다는 것을 알게되었습니다. 이와 같은 디지털 파일링 시스템의 또 다른 장점 중 하나는 서류 제출 시스템에 문서를 저장하기 위해 많은 공간이 필요하지 않기 때문에 사무실을 소규모 환경에서 운영 할 수 있다는 것입니다.

종이 문서를 컴퓨터로 스캔하거나 컴퓨터에서 처음으로 간단하게 생성하는 디지털 파일링 시스템은 다양한 사무실 환경에서 구축 될 수 있습니다. 필요한 경우 고객에게 우편으로 보내는 등의 문서를 인쇄 할 수 있지만 사무실 직원은 용지를 낭비하지 않고도 컴퓨터의 문서에 액세스 할 수 있습니다. 종이와 프린터 사용을 줄이면 회사에 많은 돈을 절약 할 수 있습니다. 또한 환경에 훨씬 유리합니다. 사무실에서 대부분의 용지를 재활용하더라도 용지 생산은 여전히 ​​환경에 해를 끼칩니다.

디지털 파일링 시스템의 저장은 전적으로 하드 드라이브에서 이루어집니다. 이를 통해 수천 개의 문서를 하나의 작은 영역에 저장할 수있어 소중한 사무실 공간을 절약 할 수 있습니다. 하드 드라이브는 스토리지 크기가 계속 증가하는 반면 물리적 크기는 감소하지만 또 다른 이점입니다. 또한 보안을 위해 별도의 위치에있는 수많은 다른 하드 드라이브에 문서 사본을 백업 할 수 있으며 암호 및 암호화와 같은 도구를 사용하여보다 안전하게 만들 수 있습니다. 문서 검색 및 풀기가 훨씬 쉬워졌습니다.

하드 드라이브에서 검색을 수행하는 데 일반적으로 몇 분 밖에 걸리지 않습니다. 그런 다음 필요에 따라 문서에 쉽게 액세스하고 수정, 전자 메일 또는 인쇄 할 수 있습니다. 일부 회사는 완전히 종이를 쓸 수는 없지만 디지털 파일링 시스템을 사용하여 최신 문서를 저장하는 등 용지 사용량을 줄이더라도 차이를 만들 수 있다는 것을 알게되었습니다. 디지털 파일링 시스템을 구현하려는 사무실에서는 스캐너와 같은 추가 도구가 필요하며 문서를 디지털 형식으로 변환하는 데 상당한 시간이 소요될 수 있지만 시스템이 설정되면 유지 관리가 비교적 쉬워집니다.