デジタルファイリングシステムの利点は何ですか？

デジタルファイリングシステムの利点は多数あり、会社のコスト削減、環境の利点、ドキュメントの並べ替えと検索、移動の容易さの向上などがあります。 デジタルファイリングシステムを設定する最初のプロセスはもう少し難しくなる可能性がありますが、多くのオフィスでは、ペーパーレスオフィス、またはセミペーパーレスオフィスでさえ、長期的に会社にとって有益であることがわかります。 このようなデジタルファイリングシステムのもう1つの利点は、書類ファイリングシステムにドキュメントを保存するために大きなスペースが必要ないため、オフィスをより小さな環境で運用できることです。

紙のドキュメントをコンピューターにスキャンするか、そもそもコンピューター上で単純に作成するデジタルファイリングシステムは、さまざまなオフィス環境で確立できます。 クライアントに郵送するなど、必要に応じてドキュメントを印刷できますが、オフィスの従業員は紙を無駄にすることなくコンピューター上のドキュメントにアクセスできます。 紙とプリンターの使用を削減することで、会社のコストを大幅に節約できます。 さらに、それは環境にとってはるかに有益です。 オフィスが紙のほとんどをリサイクルしたとしても、紙の生産は環境に害を及ぼします。

デジタルファイリングシステムの保管は、完全にハードドライブ上で行われます。 これにより、数千のドキュメントを1つの小さな領域に保存でき、貴重なオフィススペースを節約できます。 ハードドライブは、物理サイズが減少する一方で、ストレージサイズが増加し続けます。これは、もう1つの利点です。 さらに、ドキュメントのコピーは、セキュリティのために別の場所にある他の多数のハードドライブにバックアップでき、パスワードや暗号化などのツールを使用してより安全に作成できます。 ドキュメントの検索とプルアップがはるかに簡単になります。

通常、ハードドライブで検索を実行するには、せいぜい数分しかかかりません。 必要に応じて、ドキュメントに簡単にアクセスし、変更、電子メール送信、または印刷できます。 一部の企業は完全にペーパーレス化することはできないと感じていますが、デジタルファイリングシステムを使用して新しいドキュメントを保存するなど、ペーパーの使用量を削減するだけでも違いが生じる可能性があります。 デジタルファイリングシステムを実装したいオフィスは、スキャナーなどの追加ツールを入手する必要があり、ドキュメントをデジタル形式に変換するのにかなりの時間がかかる可能性がありますが、一度システムをセットアップすると、保守が比較的容易になります。