Jaké jsou výhody digitálního archivačního systému?
Výhody digitálního archivačního systému jsou četné a zahrnují snížené náklady pro společnost, přínosy pro životní prostředí a zvýšenou snadnost třídění a vyhledávání a přesouvání dokumentů. Počáteční proces nastavení digitálního archivačního systému může být o něco náročnější, ale mnoho kanceláří shledává, že kancelář bez papíru nebo dokonce kancelář bez papíru je pro společnost časem prospěšná. Další z výhod digitálního archivního systému, jako je tento, spočívá v tom, že umožňuje úřadu provozovat se v menším prostředí, protože pro ukládání dokumentů v papírovém registračním systému není zapotřebí mnoho místa.
Digitální archivační systém, ve kterém jsou papírové dokumenty buď naskenovány do počítače nebo na počítači jednoduše vytvořeny, může být zaveden v mnoha různých kancelářských prostředích. Dokumenty mohou být v případě potřeby vytištěny, například zaslány klientovi, ale jinak mohou zaměstnanci kanceláře přístup k dokumentům v počítači bez nutnosti plýtvat papírem. Omezení používání papíru a tiskárny může společnosti ušetřit spoustu peněz. Kromě toho je mnohem výhodnější pro životní prostředí; i když kancelář recykluje většinu svého papíru, výroba papíru stále poškozuje životní prostředí.
Ukládání digitálního archivačního systému probíhá výhradně na pevných discích. To umožňuje ukládat tisíce dokumentů do jedné malé oblasti, což šetří cenné kancelářské prostory. Pevné disky stále zvyšují velikost úložiště, zatímco snižují fyzickou velikost, což je další výhoda. Kopie dokumentů mohou být navíc zálohovány na mnoha jiných pevných discích na samostatných místech pro účely zabezpečení a mohou být bezpečnější pomocí nástrojů, jako jsou hesla a šifrování. Prohledávání a vytahování dokumentů je mnohem snazší.
Hledání na pevném disku obvykle trvá nanejvýš několik minut. K dokumentu lze poté snadno přistupovat a podle potřeby upravovat, odesílat e-mailem nebo tisknout. Některé společnosti zjišťují, že nemohou jít úplně bez papírů, ale i snížení využití papíru, jako je používání digitálního archivního systému k ukládání novějších dokumentů, může změnit. Kanceláře, které chtějí implementovat digitální archivační systém, budou muset získat další nástroje, jako jsou skenery, a převedení dokumentů do digitálních formulářů může vyžadovat značné množství času, ale jakmile bude systém nastaven, bude údržba relativně snadná.