Vilka är fördelarna med ett digitalt arkiveringssystem?

Fördelarna med ett digitalt arkiveringssystem är många och inkluderar minskade kostnader för företaget, miljöfördelar och ökad enkelhet att sortera och hitta och flytta dokument. Den inledande processen med att inrätta ett digitalt arkiveringssystem kan vara lite mer utmanande, men många kontor tycker att ett papperslöst kontor, eller till och med ett halvpapperfritt kontor, är fördelaktigt för företaget över tid. En annan fördel med ett digitalt arkiveringssystem som detta är att det gör det möjligt för kontoret att arbeta i en mindre miljö, eftersom det inte krävs mycket utrymme för att lagra dokument i ett pappersarkiveringssystem.

Ett digitalt arkiveringssystem, där pappersdokument antingen skannas in i en dator eller helt enkelt skapas på datorn i första hand, kan etableras i många olika kontorsmiljöer. Dokument kan skrivas ut vid behov, till exempel för att skickas till en klient, men annars kan kontorsanställda komma åt dokumenten på datorn utan att behöva slösa papper. Att minska pappers- och skrivaranvändningen kan spara företaget mycket pengar. Dessutom är det mycket mer fördelaktigt för miljön. även om ett kontor återvinner det mesta av sitt papper, orsakar produktionen av papper fortfarande miljön.

Lagring av ett digitalt arkiveringssystem sker helt på hårddiskar. Detta gör att tusentals dokument kan lagras i ett litet område, vilket sparar värdefulla kontor. Hårddiskar fortsätter att öka lagringsstorleken medan de minskar i fysisk storlek, vilket är ännu en fördel. Dessutom kan kopior av dokument säkerhetskopieras på många andra hårddiskar på olika platser för säkerhetsändamål och de kan göras säkrare genom användning av verktyg som lösenord och kryptering. Att söka och dra upp dokument blir mycket enklare.

Att göra en sökning på en hårddisk tar vanligtvis bara högst några minuter. Dokumentet kan sedan lätt nås och ändras, e-postas eller skrivas ut efter behov. Vissa företag tycker att de inte kan gå helt papperslösa, men till och med att minska pappersanvändningen, till exempel att använda ett digitalt arkiveringssystem för att lagra nyare dokument, kan göra en skillnad. Kontor som vill implementera ett digitalt arkiveringssystem kommer att behöva få ytterligare verktyg som skannrar, och det kan ta en avsevärd tid att konvertera dokument till digitala formulär, men när systemet har installerats blir det relativt enkelt att underhålla.