Hoe kies ik de beste bedrijfsprestatiesoftware?
Software voor bedrijfsprestaties kan de manier waarop een bedrijf loopt drastisch veranderen. Het moeilijke deel is het selecteren van het juiste bedrijfssoftwarepakket voor het bedrijf. Het selecteren van het pakket omvat het bouwen van een case binnen het bedrijf voor de bedrijfssoftware. Nadat de case is gemaakt, moet u een lijst met vereisten voor de bedrijfsprestatiesoftware specificeren, een lijst met kandidaten maken en vervolgens de lijst snoeien op basis van de behoeften van de onderneming. Een consultant kan op dit moment nuttig zijn.
De eerste taak is om de behoeften van het bedrijf te articuleren, en waarom aan deze behoeften zou worden voldaan door een softwareprogramma voor bedrijfsprestaties. De meeste bedrijfsbrede bedrijfssystemen brengen een aanzienlijke investering met zich mee, dus het is belangrijk dat het systeem een positief resultaat oplevert. Een belangrijk resultaat is de verbetering van de informatie die besluitvormers gebruiken.
ERP-software (Enterprise Resource Planning) bijvoorbeeld, gecombineerd met databasesoftware en loonadministratiesoftware, kan helpen bij de budgetterings-, plannings- en analyseprocessen door een uniform systeem te presenteren waarmee het managementteam de informatie uit vele systemen met een enkele aanvraag kan extraheren. Budgetterings- en planningsverbeteringen zijn een enorme hulp voor bedrijven die worstelen met een budgetteringsproces dat bij oudere systemen maar liefst zes tot negen maanden kan duren. Bedrijfsprestatiesoftware kan de snelheid en kwaliteit van het budgetteringsproces verbeteren, waardoor de hoeveelheid geld die in het proces wordt besteed, wordt verminderd.
Nadat u de business performance software hebt bepleit, moet u een specifieke lijst met vereisten specificeren. De markt biedt een aantal pakketten, waarvan de meeste zijn aangepast aan de specifieke behoeften van de klant. Voor accountancy kunnen modules bedrijfsfactureringssoftware, loonadministratiesoftware en activabeheerspakketten omvatten. Sommige bedrijven hebben mogelijk fleet management nodig of, voor de retailers, is een geïntegreerd point-of-sale-systeem (POS) verkrijgbaar bij veel leveranciers.
Het is belangrijk dat de lijst met vereisten zeer specifiek is, omdat veel bedrijven producten hebben die op het eerste gezicht op elkaar lijken. De twee afdelingen die het meest kunnen helpen, zijn de financiële afdeling en de IT-afdeling. De financiële afdeling zal een zeer specifieke set van eisen hebben, vooral met betrekking tot boekhoudproducten die het grootste deel van softwarepakketten voor bedrijfsprestaties uitmaken. De IT-afdeling heeft inzicht in welke pakketten het beste werken met de bestaande infrastructuur van het IT-systeem van het bedrijf.
De sleutel is detail en begrip precies wat het bedrijf nodig heeft. Geef prioriteit aan de lijst als 'missiekritiek', 'belangrijk' en 'leuk om te hebben'. Door de lijst met vereisten in detail te maken, beschikt u over volledige documentatie van het besluitvormingsproces, zodat u beter begrijpt wanneer het tijd is om uit te rollen de bedrijfsprestatiesoftware binnen de onderneming. Het voorkomt ook dat u helemaal opnieuw moet beginnen als het executive team niet tevreden is met de resultaten van het onderzoek.
Nadat u een lijst met vereisten hebt, is het tijd om een lijst met leveranciers te maken en hun producten te vergelijken met de lijst met vereisten. In dit proces kan het verstandig zijn om een externe consultant in te huren voor objectiviteit. Consultants met expertise op dit gebied kunnen het bedrijf redden van het kiezen van een softwarepakket voor bedrijfsprestaties op basis van een gelikte verkooptechniek in plaats van op basis van het vermogen om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen. Het gebruik van een consultant kan helpen om de leveranciers eerlijk te houden en kan helpen het selectieteam om te leiden als het verdwaalt in een flitsende presentatie.
Nadat het allemaal voorbij is en het bedrijf het juiste pakket heeft geselecteerd, is het waarschijnlijk dat het bedrijf enkele interne problemen zal ondervinden. Software-uitrol is normaal gesproken een moeilijke tijd voor bedrijven. Met geduld zal het nieuwe softwaresysteem beginnen te helpen in plaats van belemmeren, zolang u de software hebt gekozen met de behoeften van het bedrijf goed in gedachten.