Como escolho o melhor software de desempenho comercial?
O software de desempenho comercial pode mudar drasticamente a maneira como a empresa funciona. A parte difícil é selecionar o pacote de software comercial adequado para a empresa. A seleção do pacote envolve a construção de um caso dentro da empresa para o software comercial. Após o caso, você precisará especificar uma lista de requisitos para o software de desempenho comercial, criar uma lista de candidatos e, em seguida, remover a lista com base nas necessidades da empresa. Um consultor pode ser útil no momento.
A primeira tarefa é articular as necessidades da empresa e por que essas necessidades seriam atendidas por um sistema de software de desempenho comercial. A maioria dos sistemas de negócios em toda a empresa envolve um investimento considerável; portanto, é importante que o sistema resulte em um resultado positivo. Um resultado importante é a melhoria das informações que os tomadores de decisão estão usando.
O software ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, combinado com o software de banco de dados e folha de pagamento, pode auxiliar nos processos de orçamento, planejamento e análise, apresentando um sistema unificado que permite à equipe de gerenciamento extrair as informações de muitos sistemas com uma única consulta. As melhorias no orçamento e no planejamento são uma grande ajuda para as empresas que enfrentam um processo orçamentário que pode levar de seis a nove meses em sistemas mais antigos. O software de desempenho comercial pode melhorar a velocidade e a qualidade do processo orçamentário, reduzindo assim a quantidade de dinheiro gasta no processo.
Tendo defendido o software de desempenho comercial, você deve especificar uma lista específica de requisitos. O mercado oferece vários pacotes, a maioria dos quais personalizados para as necessidades específicas do cliente. Para contabilidade, os módulos podem incluir software de faturamento comercial, software de folha de pagamento e pacotes de gerenciamento de ativos. Algumas empresas podem precisar de gerenciamento de frota ou, para os varejistas, um sistema integrado de ponto de venda (POS) está disponível em muitos fornecedores.
É importante que a lista de requisitos seja muito específica, porque muitas empresas possuem produtos que parecem similares na superfície. Os dois departamentos que mais podem ajudar seriam o departamento financeiro e o departamento de tecnologia da informação (TI). O departamento financeiro terá um conjunto muito específico de requisitos, especialmente em termos de produtos contábeis que compõem a maior parte dos pacotes de software de desempenho comercial. O departamento de TI terá informações sobre quais pacotes funcionarão melhor com a infraestrutura existente do sistema de TI da empresa.
A chave é o detalhe e a compreensão exata do que a empresa precisa. Priorize a lista como "missão crítica", "importante" e "agradável de se ter". Ao criar a lista de requisitos em detalhes, você terá a documentação completa do processo de decisão, o que permitirá uma melhor compreensão na hora de lançar o software de desempenho comercial da empresa. Também impedirá que você precise começar do zero se a equipe executiva não estiver satisfeita com os resultados da investigação.
Depois de ter uma lista de requisitos, é hora de criar uma lista de fornecedores e analisar seus produtos em relação à lista de requisitos. Nesse processo, pode ser aconselhável contratar um consultor de terceiros para objetividade. Os consultores com experiência no campo podem impedir a empresa de escolher um pacote de software de desempenho comercial com base em uma técnica de vendas eficiente, em vez de basear-se em sua capacidade de atender às necessidades da empresa. O uso de um consultor pode ajudar a manter os fornecedores honestos e pode redirecionar a equipe de seleção se ela se perder em uma apresentação chamativa.
Depois que tudo terminar e a empresa selecionar o pacote apropriado, é provável que a empresa tenha algumas dificuldades internas. As implementações de software normalmente são tempos difíceis para as empresas. Com paciência, o novo sistema de software começará a ajudar, em vez de dificultar, desde que você tenha escolhido o software com as necessidades da empresa em mente.