Come scelgo il miglior software per le prestazioni aziendali?
Il software per le prestazioni aziendali può cambiare radicalmente il modo in cui un'azienda funziona. La parte difficile è selezionare il pacchetto software aziendale giusto per l'azienda. La selezione del pacchetto implica la creazione di un caso all'interno dell'azienda per il software aziendale. Dopo aver presentato il caso, sarà necessario elencare un elenco di requisiti per il software per le prestazioni aziendali, creare un elenco di candidati, quindi eliminare l'elenco in base alle esigenze dell'azienda. Un consulente può essere utile in questo momento.
Il primo compito è quello di articolare le esigenze dell'azienda e il motivo per cui tali esigenze sarebbero soddisfatte da un sistema software di prestazioni aziendali. La maggior parte dei sistemi aziendali a livello aziendale comporta un investimento considerevole, quindi è importante che il sistema abbia un esito positivo. Un risultato importante è il miglioramento delle informazioni utilizzate dai decisori.
Il software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), ad esempio, combinato con il software di database e il software di gestione stipendi può aiutare nei processi di budgeting, pianificazione e analisi presentando un sistema unificato che consente al team di gestione di estrarre le informazioni da molti sistemi con una singola richiesta. I miglioramenti del budget e della pianificazione sono di grande aiuto per le aziende che lottano con un processo di budget che potrebbe richiedere da sei a nove mesi con sistemi più vecchi. Il software per le prestazioni aziendali può migliorare la velocità e la qualità del processo di budget, riducendo in tal modo la quantità di denaro spesa nel processo.
Una volta fatto il caso per il software per le prestazioni aziendali, è necessario specificare un elenco specifico di requisiti. Il mercato offre numerosi pacchetti, la maggior parte dei quali personalizzati in base alle esigenze specifiche del cliente. Ai fini della contabilità, i moduli possono includere software di fatturazione aziendale, software di gestione stipendi e pacchetti di gestione patrimoniale. Alcune aziende potrebbero aver bisogno della gestione della flotta o, per i rivenditori, un sistema di punti vendita (POS) integrato è disponibile da molti fornitori.
È importante che l'elenco dei requisiti sia molto specifico, poiché molte aziende hanno prodotti che sembrano simili in superficie. I due dipartimenti che possono aiutare di più sarebbero il dipartimento finanziario e il dipartimento IT. Il dipartimento finanziario avrà una serie di requisiti molto specifici, soprattutto in termini di prodotti contabili che costituiscono la maggior parte dei pacchetti software per le prestazioni aziendali. Il dipartimento IT avrà una visione di quali pacchetti funzioneranno meglio con l'infrastruttura esistente del sistema IT dell'azienda.
La chiave è il dettaglio e comprendere esattamente ciò di cui l'azienda ha bisogno. Dai la priorità all'elenco come "mission critical", "importante" e "bello avere". Creando l'elenco dei requisiti in dettaglio, avrai una documentazione completa del processo decisionale, che consentirà una migliore comprensione quando è il momento di implementare il software di performance aziendale all'interno dell'azienda. Ti impedirà inoltre di dover ricominciare da capo se il team esecutivo non è soddisfatto dei risultati dell'indagine.
Dopo avere un elenco di requisiti, è tempo di creare un elenco di fornitori e analizzare i loro prodotti rispetto all'elenco di requisiti. In questo processo, potrebbe essere saggio assumere un consulente di terze parti per l'obiettività. I consulenti con esperienza nel settore potrebbero salvare la società dalla scelta di un pacchetto software di prestazioni aziendali basato su una tecnica di vendita elegante piuttosto che sulla sua capacità di soddisfare le esigenze dell'azienda. L'utilizzo di un consulente può aiutare a mantenere onesti i fornitori e può aiutare a reindirizzare il team di selezione in caso di smarrimento in una presentazione appariscente.
Dopo che tutto è finito e la società ha selezionato il pacchetto appropriato, è probabile che la compagnia incontrerà alcune difficoltà interne. L'implementazione del software è normalmente un momento difficile per le aziende. Con pazienza, il nuovo sistema software inizierà ad aiutare anziché ostacolare, a patto che tu abbia scelto il software tenendo ben presenti le esigenze dell'azienda.