Hvordan velger jeg den beste forretningsytelsesprogramvaren?

Programvare for forretningsytelse kan dramatisk endre måten en virksomhet driver på. Den vanskelige delen er å velge riktig programvarepakke for virksomheten. Valg av pakke innebærer å bygge en sak i selskapet for virksomhetsprogramvaren. Etter at saken er laget, må du spesifisere en liste over krav til forretningsresultatprogramvaren, lage en liste over kandidater og deretter beskjære listen basert på bedriftens behov. En konsulent kan være nyttig på dette tidspunktet.

Den første oppgaven er å artikulere selskapets behov, og hvorfor disse behovene vil bli oppfylt av et forretningsytelsesprogramvaresystem. De fleste virksomhetsomfattende virksomhetssystemer innebærer en betydelig investering, så det er viktig at systemet gir et positivt resultat. Et viktig resultat er forbedring av informasjonen som beslutningstakere bruker.

Enterprise Resource Planning (ERP) programvare, for eksempel kombinert med databaseprogramvare og lønnsprogramvare kan hjelpe til med budsjettering, planlegging og analyseprosesser ved å presentere et enhetlig system som lar lederteamet trekke ut informasjonen fra mange systemer med en enkelt forespørsel. Budsjettering og planlegging av forbedringer er en stor hjelp for firmaer som sliter med en budsjetteringsprosess som kan ta så lang tid som seks til ni måneder med eldre systemer. Programvare for forretningsytelse kan forbedre hastigheten og kvaliteten på budsjetteringsprosessen, og dermed redusere mengden penger som brukes på prosessen.

Etter å ha gjort saken for forretningsytelsesprogramvaren, må du spesifisere en spesifikk liste over krav. Markedet tilbyr en rekke pakker, hvorav de fleste er tilpasset kundens spesifikke behov. For regnskapsføring kan moduler inkludere forretningsfaktureringsprogramvare, lønnsprogramvare og kapitalforvaltningspakker. Noen selskaper kan trenge flåtestyring, eller for detaljistene er et integrert salgssted (POS) -system tilgjengelig fra mange leverandører.

Det er viktig at listen over krav er veldig spesifikk, fordi mange selskaper har produkter som virker like på overflaten. De to avdelingene som kan hjelpe mest ville være finansavdelingen og avdeling for informasjonsteknologi (IT). Finansavdelingen vil ha et veldig spesifikt krav, spesielt med tanke på regnskapsprodukter som utgjør mesteparten av programvarepakker for forretningsytelse. IT-avdelingen vil ha innsikt i hvilke pakker som fungerer best med den eksisterende infrastrukturen i selskapets IT-system.

Nøkkelen er detalj og forstå nøyaktig hva selskapet trenger. Prioriter listen som "oppdragskritisk," "viktig" og "fin å ha." Ved å lage kravlisten i detalj, vil du ha full dokumentasjon av beslutningsprosessen, som vil gi bedre forståelse når det er på tide å rulle ut forretningsprestasjonsprogramvaren i bedriften. Det vil også forhindre at du trenger å starte fra bunnen av hvis ledergruppen er lite fornøyd med resultatene av etterforskningen.

Etter at du har en liste over krav, er det på tide å lage en liste over leverandører og analysere produktene deres mot listen over krav. I denne prosessen kan det være lurt å ansette en tredjepartskonsulent for objektivitet. Konsulenter med ekspertise på området kan redde selskapet fra å velge en programvarepakke for forretningsytelse basert på en glatt salgsteknikk i stedet for å være i stand til å imøtekomme selskapets behov. Å bruke en konsulent kan bidra til å holde leverandørene ærlige og kan hjelpe med å omdirigere utvalgsteamet hvis det går seg vill i en prangende presentasjon.

Etter at det hele er over og selskapet har valgt riktig pakke, er det sannsynlig at selskapet vil oppleve noen få interne vanskeligheter. Programvareutrullinger er normalt vanskelige tider for selskaper. Med tålmodighet vil det nye programvaresystemet begynne å hjelpe i stedet for å hindre, så lenge du har valgt programvaren med selskapets behov med tanke på det.