Hur väljer jag den bästa mjukvaran för affärsresultat?
Programvara för affärsresultat kan dramatiskt förändra hur ett företag fungerar. Den svåra delen är att välja rätt affärsprogramvarupaket för verksamheten. Att välja paket innebär att bygga ett ärende inom företaget för affärsprogramvaran. När fallet har gjorts måste du specificera en lista med krav för företagets prestationsprogramvara, skapa en lista med kandidater och sedan beskära listan utifrån företagets behov. En konsult kan vara till hjälp just nu.
Den första uppgiften är att formulera företagets behov och varför dessa behov skulle tillgodoses av ett affärssystem för affärsresultat. De flesta affärssystem omfattar en betydande investering, så det är viktigt att systemet ger ett positivt resultat. Ett viktigt resultat är förbättringen av den information som beslutsfattare använder.
Enterprise Resource Planning (ERP) -programvara, till exempel i kombination med databasprogramvara och löneprogramvara kan hjälpa till med budgetering, planering och analysprocesser genom att presentera ett enhetligt system som gör det möjligt för ledningsgruppen att extrahera informationen från många system med en enda undersökning. Budgetering och planering av förbättringar är en stor hjälp för företag som kämpar med en budgeteringsprocess som kan ta så länge som sex till nio månader med äldre system. Affärsprestationsprogramvara kan förbättra hastigheten och kvaliteten på budgeteringsprocessen och därmed minska mängden pengar som spenderas i processen.
När du har gjort saken för affärsprogramvaran måste du specificera en specifik lista med krav. Marknaden erbjuder ett antal paket, varav de flesta är anpassade efter kundens specifika behov. För redovisning kan moduler innehålla företagsfaktureringsprogramvara, löneprogramvara och paket för tillgångshantering. Vissa företag kan behöva flottahantering eller, för återförsäljarna, finns ett integrerat försäljningssystem (POS) tillgängligt från många leverantörer.
Det är viktigt att listan med krav är mycket specifik, eftersom många företag har produkter som verkar likna på ytan. De två avdelningarna som kan hjälpa mest skulle vara finansavdelningen och IT-avdelningen. Finansavdelningen kommer att ha en mycket specifik uppsättning krav, särskilt när det gäller redovisningsprodukter som utgör huvuddelen av programvarupaket för affärsresultat. IT-avdelningen kommer att ha insikt i vilka paket som fungerar bäst med den befintliga infrastrukturen i företagets IT-system.
Nyckeln är detaljer och att förstå exakt vad företaget behöver. Prioritera listan som "uppdragskritisk," "viktig" och "trevlig att ha." Genom att skapa kravlistan i detalj får du fullständig dokumentation av beslutsprocessen, vilket möjliggör bättre förståelse när det är dags att rulla ut mjukvaran för företagets prestanda inom företaget. Det kommer också att förhindra att du måste börja från början om verkställande teamet är missnöjda med resultaten av utredningen.
När du har en lista med krav är det dags att skapa en lista med leverantörer och analysera sina produkter mot listan med krav. I denna process kan det vara klokt att anställa en tredjepartskonsult för objektivitet. Konsulter med expertis inom området kan rädda företaget från att välja ett mjukvarupaket för affärsresultat baserat på en snygg försäljningsteknik snarare än baserat på dess förmåga att tillgodose företagets behov. Att använda en konsult kan hjälpa till att hålla leverantörerna ärliga och kan hjälpa till att omdirigera urvalsteamet om det går vilse i en prickig presentation.
När det är över och företaget har valt rätt paket är det troligt att företaget kommer att få några interna svårigheter. Programutrullning är normalt svåra tider för företag. Med tålamod kommer det nya programvaran att börja hjälpa snarare än att hindra, så länge du har valt programvaran med företagets behov med tanke på det.