Wie wähle ich die beste Business Performance Software aus?
Business Performance Software kann die Art und Weise, wie ein Unternehmen läuft, dramatisch verändern. Der schwierige Teil ist die Auswahl des richtigen Business-Software-Pakets für das Unternehmen. Bei der Auswahl des Pakets muss innerhalb des Unternehmens ein Fall für die Unternehmenssoftware erstellt werden. Nachdem der Fall abgeschlossen ist, müssen Sie eine Liste mit Anforderungen für die Business Performance-Software erstellen, eine Liste mit Kandidaten erstellen und die Liste entsprechend den Anforderungen des Unternehmens abschneiden. Ein Berater kann zu diesem Zeitpunkt hilfreich sein.
Die erste Aufgabe besteht darin, die Bedürfnisse des Unternehmens zu artikulieren und zu erklären, warum diese Bedürfnisse von einem Business Performance-Softwaresystem erfüllt werden. Die meisten unternehmensweiten Geschäftssysteme sind mit erheblichen Investitionen verbunden. Daher ist es wichtig, dass das System zu einem positiven Ergebnis führt. Ein wichtiges Ergebnis ist die Verbesserung der Informationen, die Entscheidungsträger verwenden.
ERP-Software (Enterprise Resource Planning) kann beispielsweise in Kombination mit Datenbanksoftware und Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware die Budgetierung, Planung und Analyse unterstützen, indem ein einheitliches System vorgestellt wird, mit dem das Management-Team die Informationen aus vielen Systemen mit einer einzigen Anfrage extrahieren kann. Budget- und Planungsverbesserungen sind eine große Hilfe für Unternehmen, die mit einem Budgetierungsprozess zu kämpfen haben, der bei älteren Systemen sechs bis neun Monate dauern kann. Business Performance Software kann die Geschwindigkeit und Qualität des Budgetierungsprozesses verbessern und damit den Geldaufwand reduzieren.
Nachdem Sie sich für die Business Performance Software entschieden haben, müssen Sie eine bestimmte Liste von Anforderungen aufführen. Der Markt bietet eine Reihe von Paketen an, von denen die meisten auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten sind. Zu den Modulen für die Buchhaltung gehören möglicherweise Software für die Geschäftsabrechnung, Lohnbuchhaltungssoftware und Asset-Management-Pakete. Einige Unternehmen benötigen möglicherweise ein Flottenmanagement oder für Einzelhändler ist ein integriertes POS-System (Point of Sale) von vielen Anbietern erhältlich.
Es ist wichtig, dass die Liste der Anforderungen sehr spezifisch ist, da viele Unternehmen Produkte haben, die an der Oberfläche ähnlich aussehen. Die beiden Abteilungen, die am meisten helfen können, sind die Finanzabteilung und die IT-Abteilung. Die Finanzabteilung wird ganz bestimmte Anforderungen haben, insbesondere in Bezug auf Rechnungslegungsprodukte, die den Großteil der Business Performance-Softwarepakete ausmachen. Die IT-Abteilung erhält Einblick, welche Pakete mit der vorhandenen Infrastruktur des IT-Systems des Unternehmens am besten zusammenarbeiten.
Der Schlüssel liegt im Detail und im Verstehen genau dessen, was das Unternehmen benötigt. Priorisieren Sie die Liste als „unternehmenskritisch“, „wichtig“ und „angenehm zu haben“. Wenn Sie die Anforderungsliste im Detail erstellen, erhalten Sie eine vollständige Dokumentation des Entscheidungsprozesses, die ein besseres Verständnis zum Zeitpunkt der Einführung ermöglicht die Business Performance Software im Unternehmen. Außerdem müssen Sie nicht bei Null anfangen, wenn das Führungsteam mit den Ergebnissen der Untersuchung unzufrieden ist.
Nachdem Sie eine Liste der Anforderungen erstellt haben, ist es an der Zeit, eine Liste der Anbieter zu erstellen und deren Produkte anhand der Liste der Anforderungen zu analysieren. In diesem Fall ist es möglicherweise ratsam, einen externen Berater für die Objektivität zu engagieren. Berater mit Fachkenntnissen könnten das Unternehmen davon abhalten, ein Business Performance-Softwarepaket zu wählen, das auf einer ausgeklügelten Verkaufstechnik basiert und nicht auf der Fähigkeit, die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Die Verwendung eines Beraters kann dazu beitragen, die Anbieter ehrlich zu halten, und das Auswahlteam weiterleiten, wenn es in einer auffälligen Präsentation verloren geht.
Nachdem alles vorbei ist und das Unternehmen das passende Paket ausgewählt hat, ist es wahrscheinlich, dass das Unternehmen auf einige interne Schwierigkeiten stößt. Software-Rollouts sind normalerweise schwierige Zeiten für Unternehmen. Mit etwas Geduld wird das neue Softwaresystem helfen und nicht behindern, solange Sie die Software im Hinblick auf die Anforderungen des Unternehmens ausgewählt haben.